Instrukcja 
publikacji treści zawierających dane osobowe na stronie internetowej 
Uniwersytetu Medycznego we Wrocławiu	

I.	Weryfikacja treści przeznaczonych do publikacji na stronie internetowej
1.	Pracownik merytoryczny przygotowujący informację przeznaczoną do opublikowania na stronie internetowej UMW jest zobowiązany zweryfikować, czy informacja zawiera dane osobowe, tzn. informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej.
2.	Instrukcja nie dotyczy publikacji danych kontaktowych pracowników UMW w zakresie wykonywanych obowiązków służbowych.
3.	Jeżeli informacja nie zawiera danych osobowych, jej treść zostaje opublikowana przez pracownika merytorycznego lub przekazana do publikacji redaktorowi strony internetowej.
4.	Jeżeli informacja zawiera dane osobowe, przed jej publikacją pracownik merytoryczny:
4.1.   ustala podstawę prawną zobowiązującą do ujawnienia danych osobowych, 
4.2. 	weryfikuje zakres danych osobowych podanych w informacji z zakresem wskazanym w przepisach i w razie rozbieżności, dokonuje odpowiednich zmian, w szczególności ogranicza zakres danych przeznaczonych do publikacji,
4.3. 	ustala okres publikacji informacji zgodnie z przepisami stanowiącymi podstawą prawną ujawnienia danych. W razie braku wskazanego w przepisach okresu czasu, okres ten ustala się biorąc pod uwagę niezbędność do osiągnięcia celu, w jakim informacja została umieszczona w ogólnie dostępnym miejscu.
5. Jeżeli informacja zawiera dane osobowe, a obowiązek ich ujawnienia nie wynika z przepisów prawa, przed publikacją należy bezwzględnie usunąć te dane z treści informacji przeznaczonej do publikacji. Usunięcie danych osobowych z treści informacji oznacza trwałe i nieodwracalne przekształcenie danych, po którym nie można na podstawie treści informacji zidentyfikować określonej osoby.

II.	Przekazanie informacji do publikacji 
1. 	Pracownik merytoryczny po ustaleniu podstawy prawnej lub wykonaniu anonimizacji danych osobowych, publikuje informację lub przekazuje treść informacji do publikacji redaktorom strony internetowej.
2.	Redaktor strony internetowej, przed publikacją informacji dodatkowo weryfikuje jej treść, czy nie zawiera ona: 
a) danych osobowych szczególnych kategorii, tj. ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, danych genetycznych, danych biometrycznych, danych dotyczących zdrowia lub orientacji seksualnej tej osoby,
b) numerów PESEL,
c) serii/numerów dowodów osobistych lub innych dokumentów potwierdzających tożsamość,
d) adresów zameldowania/zamieszkania, 
e) danych członków rodzin osób, których dane dotyczą,
f) innych danych wzbudzających wątpliwości co do możliwości ich publikacji.
3. W razie stwierdzenia w treści informacji danych, o których mowa w pkt. 2, redaktor strony internetowej zawiadamia o tym pracownika merytorycznego, który przygotował informację w celu ponownej weryfikacji treści.
4. Po wykonaniu ponownej weryfikacji treści informacji i usunięciu przez pracownika merytorycznego danych osobowych, informacja zostaje opublikowana na stronie internetowej.  

III.	Konsultacje z Inspektorem Ochrony Danych 
1.	W przypadku wątpliwości dotyczących publikacji informacji, pracownik merytoryczny konsultuje się z Inspektorem Ochrony Danych (IOD).
2.	Informacja przekazywana do IOD musi zawierać podstawę prawną jawności danych osobowych, w tym wskazanie wszystkich przepisów aktów prawnych odnoszących się do obowiązku ujawnienia danych oraz okresu publikacji informacji.
3.	Pracownik, który przygotował informację udziela IOD wszelkich niezbędnych wyjaśnień dotyczących przygotowanej informacji.

	IV.	Usunięcie informacji, dla których okres publikowania już ustał
1.	Po ustaniu okresu publikacji, pracownik merytoryczny, który opublikował lub przekazał informację do publikacji na stronie internetowej usuwa lub zgłasza redaktorom strony konieczność usunięcia informacji.
2.	Niezwłocznie po otrzymaniu od pracownika merytorycznego informacji o konieczności usunięcia opublikowanych treści, redaktor strony usuwa ją ze strony internetowej.