Dział Spraw Pracowniczych
ul. K. Marcinkowskiego 2-6 (2 piętro)
50-368 Wrocław
e-mail: ap@umw.edu.pl, kadry@umw.edu.pl, place@umw.edu.pl, hr@umw.edu.pl, socjalny@umw.edu.pl
Dyrektor ds. Pracowniczych (pokój 2A 104.1)
mgr Joanna Zawadzka
tel.: 71 784 10 34
e-mail: joanna.zawadzka@umw.edu.pl
Zastępca Dyrektora ds. Pracowniczych (pokój 2A 111.1)
mgr Izabela Pardulla
tel.: 71 784 10 47
e-mail: izabela.pardulla@umw.edu.pl
Zakres kompetencji poszczególnych pracowników oraz dane kontaktowe (numery telefonów, adresy e-mail) znajdują się w zakładce „Pracownicy”.
ul. K. Marcinkowskiego 2-6 (2 piętro)
50-368 Wrocław
e-mail: ap@umw.edu.pl, kadry@umw.edu.pl, place@umw.edu.pl, hr@umw.edu.pl, socjalny@umw.edu.pl
Sekcja Kadr
Obsługa nauczycieli akademickich
(Pokój 2A 105.1)
Wydział Nauk o Zdrowiu,
Wydział Farmaceutyczny,
Wydział Lekarsko-Stomatologiczny
mgr inż. Katarzyna Błasiak
tel.: 71 784 17 02
e-mail: katarzyna.blasiak@umw.edu.pl
Wydział Lekarski (jednostki kliniczne
z wyłączeniem jednostek pediatrycznych)
mgr Paulina Citowicz
tel.: 71 784 13 23
e-mail: paulina.citowicz@umw.edu.pl
Wydział Lekarski (jednostki teoretyczne oraz jednostki pediatryczne),
Jednostki Ogólnouczelniane
mgr Joanna Urbańczyk
tel. 71 784 17 00
e-mail: joanna.urbanczyk@umw.edu.pl
Obsługa pracowników niebędących
nauczycielami akademickimi
(Pokój 2A 106.1)
mgr Emilia Bołtromiuk
tel. 71 784 10 38
e-mail: emilia.boltromiuk@umw.edu.pl
mgr Anna Duła
tel.: 71 784 10 36
e-mail: anna.dula@umw.edu.pl
mgr inż. Magdalena Trzemżalska
tel.: 71 784 00 15
e-mail: magdalena.trzemzalska@umw.edu.pl
Stanowisko ds. socjalnych
(Pokój 0A 128 - parter)
Katarzyna Rygiel
tel.: 71 784 10 37
e-mail: socjalny@umw.edu.pl,
katarzyna.rygiel@umw.edu.pl
Anna Bancarzewska
tel.: 71 784 13 28
e-mail: socjalny@umw.edu.pl,
anna.bancarzewska@umw.edu.pl
Zespół ds. Analityki
i Sprawozdawczości
oraz Dyscypliny Pracy
(Pokój 2A 107.1)
Elżbieta Kuriata
tel.: 71 784 10 35
e-mail: elzbieta.kuriata@umw.edu.pl
Aneta Kwikert
Tel. 71 784 16 94
e-mail: aneta.kwikert@umw.edu.pl
lic. Marta Strzelecka
tel.: 71 784 10 39
e-mail: marta.strzelecka@umw.edu.pl
(Pokój 2A 105.1)
mgr inż. Adriana Wojtczak
tel. 71 784 10 40
e-mail: adriana.wojtczak@umw.edu.pl
Zespół ds. Zarządzania
Zasobami Ludzkimi
(Pokój 2A 110)
Katarzyna Rygiel
tel.: 71 784 10 37
katarzyna.rygiel@umw.edu.pl
Joanna Ciapała
tel.: 71 784 17 75
joanna.ciapala@umw.edu.pl
Anna Suska
tel.: 71 784 16 88
anna.suska@umw.edu.pl
Dorota Cieślikowska
tel.: 71 784 28 36
dorota.cieslikowska@umw.edu.pl
Sekcja Naliczania Płac
mgr Katarzyna Leśna (pokój 2A 113.1)
p.o.Kierownika Sekcji Naliczania Płac
tel.: 71 784 10 49
e-mail: katarzyna.lesna@umw.edu.pl
Ewa Falenta (pokój 2A 113.2)
tel.: 71 784 10 45
e-mail: ewa.falenta@umw.edu.pl
Alicja Jedlińska (pokój 2A 113.2)
tel.: 71 784 10 44
e-mail: alicja.jedlinska@umw.edu.pl
mgr Małgorzata Mikucka (pokój 2A 113.1)
tel.: 71 784 10 46
e-mail: malgorzata.mikucka@umw.edu.pl
mgr Bożena Naryńska (pokój 2A 113.1)
tel.: 71 784 10 49
e-mail: bozena.narynska@umw.edu.pl
mgr Katarzyna Świergocka (pokój 2A 112.1)
tel. 71 784 10 43
e-mail: katarzyna.swiergocka@umw.edu.pl
mgr Elżbieta Wójcik (pokój 2A 112.1)
tel. 71 784 10 43
e-mail: elzbieta.wojcik@umw.edu.pl
Sekcja Rozliczania Płac
lic. Katarzyna Bednarz (pokój 2A 112.1)
tel.: 71 784 10 42
e-mail: katarzyna.bednarz@umw.edu.pl
mgr Izabela Cieślińska (pokój 2A 109.1)
tel.: 71 784 10 48
e-mail: izabela.cieslinska@umw.edu.pl
mgr Renata Tomkowicz (pokój 2A 113.2)
tel.: 71 784 10 44
e-mail: renata.tomkowicz@umw.edu.pl
mgr Tatiana Wiśniewska (pokój 2A 109.1)
tel.: 71 784 10 50
e-mail: tatiana.wisniewska@umw.edu.pl
mgr Aneta Wrońska (pokój 2A 109.1)
tel.: 71 784 10 48
e-mail: aneta.wronska@umw.edu.pl
Do podstawowych zadań Działu Spraw Pracowniczych należy:
- Kształtowanie kultury organizacyjnej Uniwersytetu Medycznego poprzez rekomendowanie i prowadzenie polityki personalnej oraz wynagrodzeń zgodnej ze strategią rozwoju Uczelni.
- Współtworzenie klimatu organizacyjnego wraz z przygotowywaniem szczegółowych rozwiązań w tym zakresie.
- Rekomendowanie i współtworzenie projektów rozwiązań systemowych, regulaminów i zarządzeń dotyczących zarządzania zasobami ludzkimi. Bieżący monitoring ich skuteczności oraz rekomendowanie i wdrażanie stosownych modyfikacji.
- Rekomendowanie i nadzorowanie działań podejmowanych w celu budowania prawidłowych relacji pracowniczych.
- Odpowiedzialność za współtworzenie, opracowanie standardów oraz realizację zadań wynikających z prowadzenia administracji kadrowej.
- Odpowiedzialność za planowanie potencjału kadrowego, w tym analizowanie i określanie zapotrzebowania na potencjał ludzki, tworzenie krótko i długoterminowych planów zatrudnienia oraz kreowanie polityki szkoleń i rozwoju pracowników.
- Odpowiedzialność za planowanie budżetu wynagradzania, kreowanie polityki wynagradzania.
- Odpowiedzialność za kontrolę zgodności funkcjonowania ZFŚS z prawem. Prowadzenie całokształtu spraw związanych z udzielaniem pomocy materialnej pracownikom, emerytom i rencistom Uczelni.
- Nadzorowanie prawidłowości udzielania urlopów pracowniczych oraz innych zwolnień od pracy, prowadzenie, aktualizowanie i archiwizowanie dokumentacji kadrowej w tym zakresie.
- Nadzorowanie prawidłowości naliczania i rozliczania wynagrodzeń pracowników, prowadzenie, aktualizowanie i archiwizowanie dokumentacji w tym zakresie.
- Zapewnienie informacji zarządczej umożliwiającej optymalne wykorzystanie i rozwijanie zasobów kadrowych.
- Podnoszenie oraz utrzymywanie wysokiej motywacji do pracy pracowników uczelni poprzez: analizę efektywności pracy, opracowywanie i wdrażanie systemów motywacyjnych, rozwój systemów motywacyjnych już istniejących, wzmacnianie pożądanych postaw i zachowań pracowników uniwersytetu.
- Odpowiedzialność za sporządzanie sprawozdań dotyczących zatrudnienia i wynagrodzenia dla potrzeb kierownictwa i jednostek organizacyjnych Uczelni, Głównego Urzędu Statystycznego, Wydziału Polityki Zdrowotnej, Izby Lekarskiej, PFRON, Ministerstwa Zdrowia, Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego (w tym POL-on) oraz innych instytucji i urzędów.
- Współpracowanie z organizacjami związkowymi.
Sekcja Kadr
- Prowadzenie spraw związanych z zawarciem, trwaniem i zakończeniem stosunku pracy pracowników Uczelni,
- Prowadzenie spraw związanych z czasem pracy pracowników,
- Przygotowywanie i prowadzenie dokumentacji pracowniczej zgodnie z wymogami przepisów prawnych oraz standardami przyjętymi w Uczelni, w tym kierowanie pracowników na wstępne szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz badania lekarskie zgodnie z Kodeksem Pracy oraz innymi uregulowaniami prawnymi.
- Prowadzenie spraw związanych z udzielaniem kar dyscyplinarnych przewidzianych
w Kodeksie Pracy. - Prowadzenie spraw z zakresu ubezpieczeń społecznych pracowników i uprawnionych członków ich rodzin.
- Prowadzenie spraw związanych z nadawaniem odznaczeń państwowych, resortowych
i uczelnianych. - Obsługa informatycznych systemów kadrowych, w tym opracowywanie instrukcji i procedur w zakresie ewidencji danych w systemach kadrowych.
- Nadzór nad danymi kadrowymi w systemie POL-on,
- Przechowywanie i archiwizacja dokumentów oraz przekazywanie ich do Archiwum Zakładowego zgodnie z wymogami przepisów prawnych oraz standardami przyjętymi
w Uczelni.
Zespół ds. Analityki i Sprawozdawczości oraz Dyscypliny Pracy
- Zbieranie i analizowanie informacje o poziomie wynagrodzeń w różnych segmentach rynku pracy, zmianach prawnych w tym obszarze (monitorowanie, rekomendowanie działania). Wnioskowanie i wprowadzanie zmiany w regulaminie wynagradzania.
- Gromadzenie i analizowanie informacji o aktualnym i planowanym poziomie zatrudnienia.
- Budowanie bieżących (budżet) i długofalowych planów etatyzacyjnych i wynagrodzeń na uczelni oraz aktualizowanie je na bieżąco oraz kontrolowanie i raportowanie realizacji budżetu.
- Prowadzenie całości spraw związanych z absencją pracowniczą,
- Obsługa i ewidencja krajowych i zagranicznych wyjazdów służbowych nauczycieli akademickich i pracowników niebędących nauczycielami akademickimi (delegacje), w tym: weryfikacja formalno-prawna wniosków o zgodę na wyjazd służbowy, przygotowywanie druków delegacji, wstępna kontrola dokumentacji kadrowej składanej do rozliczenia wyjazdów służbowych.
- Przygotowywanie, weryfikowanie i naliczanie funduszu premiowego na dany rok dla pracowników niebędących nauczycielami
- Przygotowywanie danych do wstępnego planu rzeczowo-finansowego, planu rzeczowo-finansowego, planu wieloletniego z obszaru etatyzacji i funduszu wynagradzania, zgodnie z ustaleniami i wytycznymi Działu Planowania i Analiz.
- Sporządzanie miesięcznych sprawozdań z wykonania planu rzeczowo-finansowego funduszu płac i zatrudnienia zgodnie z ustaleniami z Działem Planowania i Analiz.
- Przygotowuje, weryfikuje i rozlicza należności związane z świadczeniami BHP (okulary korekcyjne, obsługa zewnętrzna, badania okresowe).
Zespół ds. Zarządzania Zasobami Ludzkimi
- Rekomendowanie i współtworzenie projektów rozwiązań systemowych, regulaminów i zarządzeń dotyczących zarządzania zasobami ludzkimi. Bieżący monitoring ich skuteczności oraz rekomendowanie i wdrażanie stosownych modyfikacji.
- Planowanie i realizacja procesu rekrutacji pracowników we współpracy z kadrą kierowniczą. Prowadzenie dokumentacji procesu rekrutacji. W tym ustalanie poziomu wynagrodzenia potencjalnych pracowników zgodnie z obowiązującą polityką wynagradzania Uczelni. Opracowywanie i publikacja ogłoszeń o konkursach na stanowiska nauczycieli akademickich oraz ogłoszeń o konkursach na funkcję kierowników jednostek w jednostkach ogólnouczelnianych i innych jednostkach organizacyjnych w rozumieniu statutu.
- Koordynowanie procesu zatrudniania i awansów pracowniczych.
- Współtworzenie opisów stanowisk pracy, prowadzenie wartościowania stanowisk pracy weryfikacja modyfikacji kart działu w regulaminie organizacyjnym pod kątem zgodności z opisami stanowisk zatrudnionych pracowników.
- Organizowanie i prowadzenie procesu wdrożenia nowozatrudnionych pracowników.
- Planowanie, modyfikowanie i organizowanie okresowych ocen pracowników. W tym obsługa elektronicznego systemu oceny pracowników.
- Realizacja polityki szkoleniowej uczelni, w tym badanie potrzeb szkoleniowych, planowanie, organizacja, ewaluacja oraz prowadzenie dokumentacji szkoleń dla pracowników.
- Administrowanie procesem dofinansowania opłaty za naukę oraz nadzór nad budżetem szkoleń uczelni.
- Rekomendowanie założeń i realizacja polityki motywacyjnej Uczelni.
Stanowisko ds. socjalnych
- Opracowywanie regulaminu gospodarowania środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
- Opracowywanie w formie protokołu uzgodnień ze związkami zawodowymi zasad rozdziału środków funduszu na dany rok.
- Prowadzenie całokształtu spraw związanych z tworzeniem, przyznawaniem i rozliczaniem ulgowej oferty usług związanych z wypoczynkiem, turystyką i rekreacją, dla pracowników, emerytów i rencistów Uczelni oraz członków ich rodzin.
- Prowadzenie całokształtu spraw związanych z udzielaniem pomocy materialnej pracownikom, emerytom i rencistom Uczelni (zapomogi losowe, rzeczowa pomoc materialna, jesienno-zimowa pomoc materialna dla emerytów i rencistów).
- Prowadzenie całokształtu spraw związanych z udzielaniem pracownikom, emerytom i rencistom pomocy na cele mieszkaniowe w formie oprocentowanych pożyczek oraz w formie nieoprocentowanej zwrotnej pomocy materialnej.
- Prowadzenie całokształtu spraw związanych z naliczaniem podatku od osób fizycznych od dopłat i świadczeń socjalnych oraz od umorzonych emerytom i rencistom uczelni pożyczek mieszkaniowych, terminowego i realnego sporządzania deklaracji podatkowych PIT-4, PIT-8A, PIT-8C.
Sekcja Naliczania Płac
- Naliczanie wynagrodzeń dla pracowników zatrudnionych w Uczelni, w ramach umowy o pracę oraz umowy zlecenia/dzieło na podstawie obowiązujących przepisów.
- Wypłacanie premii zgodnie z zatwierdzonymi do wypłaty wykazami – rozliczanie wypłaconego funduszu.
- Naliczanie wynagrodzeń i dodatków zdaniowych finansowanych z innych źródeł (projekty/granty/działalność usługowa)
- Bieżące naliczanie składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne w tym PPK zgodnie z posiadaną dokumentacją i obowiązującymi przepisami.
- Wystawianie zaświadczeń o wysokości wynagrodzeń pracowników według wymagań zainteresowanych.
- Kompletowanie dokumentacji będącej podstawą obliczania wysokości wynagrodzeń i przygotowywania wypłat wynagrodzeń.
- Kompletowanie dokumentacji niezbędnej do obliczania poszczególnych składników wynagrodzeń, dodatków, godzin nadliczbowych, dopłat, ekwiwalentów, nagród jubileuszowych, odpraw.
- Realizowanie zajęć wierzytelności dotyczących osób fizycznych, prowadzenie korespondencji z organami egzekucyjnymi oraz prowadzenie rejestru zajęć wierzytelności dotyczących osób fizycznych oraz dokonywanie potrąceń z tytułu różnych zobowiązań.
- Bieżące naliczanie zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych zgodnie z Oświadczeniami złożonymi przez pracowników i osoby zatrudnione w ramach umów cywilnoprawnych.
Sekcja Rozliczania Płac
- Bieżąca analiza wykorzystania funduszu płac w ramach OFP i BFP w podziale na źródła finasowania w okresach miesięcznych/kwartalnych/rocznych.
- Przygotowywanie i wyliczanie wstępnych kosztów wynagrodzeń pracowników zatrudnionych przy działalności B+R na wskazany okres zatrudnienia – wprowadzanie dekretów i procentów.
- Prowadzenie Rejestru dodatków zadaniowych. Wyliczanie kosztu dodatku odrębnie dla każdego Wniosku.
- Wyliczanie stawek godzinowych dla pracowników zatrudnionych przy realizacji projektów zgodnie z wytycznymi projektu w celu przygotowania refundacji wynagrodzeń w części finansowanej ze środków projektu (przygotowanie list refundacyjnych i list korygujących wynagrodzenie finansowane z subwencji).
- Przygotowywanie miesięcznych raportów zgłoszeniowych dla osób zatrudnionych w ramach umów cywilnoprawnych oraz doktorantów i studentów. Przygotowywanie dokumentów rozliczeniowych do ZUS dla wszystkich osób zatrudnionych w ramach umowy o pracę, umów cywilnoprawnych oraz rezydentów, studentów i doktorantów.
- Współpraca z urzędem skarbowym, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych oraz innymi instytucjami.
- Przygotowywanie umów zleceń i umów o dzieło z kosztów ogólnych na podstawie zaakceptowanych wniosków.
- Miesięczne rozliczanie bezosobowego i osobowego funduszu płac i uzgadnianie jego wysokości z Działem Budżetowania i Kosztów, Działem Finansowo-Księgowym i przekazywanie raportów oraz zestawień do Kwestora oraz terminowe przygotowywanie dyspozycji przelewowych dotyczących potrąceń z wynagrodzeń oraz przelewów na rachunki rozliczeniowo-oszczędnościowe pracowników.
- Kompletowanie dokumentacji dotyczącej naliczania stypendiów dla uczestników studiów doktoranckich oraz stypendiów finansowanych z innych źródeł (projekty/granty).
- Naliczanie funduszu nagród, przygotowywanie informacji do działających w Uczelni Organizacji Związkowych o podziale funduszu na Dysponentów oraz rozliczanie wypłaconego funduszu.
- Prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem grupowym pracowników Uczelni.