Informacja dot. przetwarzania danych osobowych pracowników UMW i osób zatrudnionych na podstawie umów cywilno-prawnych

KLAUZULA INFORMACYJNA DOT. PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH PRACOWNIKÓW UNIWERSYTETU MEDYCZNEGO IM. PIASTÓW ŚLĄSKICH WE WROCŁAWIU

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej RODO) informujemy, że:

ADMINISTRATOR

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Uniwersytet Medyczny im. Piastów Śląskich we Wrocławiu z siedzibą przy Wybrzeżu Pasteura 1, 50-367 Wrocław, reprezentowany przez Rektora.

INSPEKTOR OCHRONY DANYCH

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych pod adresem e-mail: iod@umw.edu.pl

CELE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celach:

  1. związanych z zawarciem i realizacją umowy o pracę, w tym: wystawienia skierowania na badania wstępne, okresowe oraz kontrolne, prowadzenia akt pracowniczych, rozliczania listy płac i wypłaty wynagrodzeń, wystawiania oraz wysyłki dokumentacji PIT, przygotowywania i doręczania innych niż wymienione powyżej dokumentów związanych ze stosunkiem pracy;  

  2. ochrony ubezpieczeniowej dla pracowników i członków ich rodzin;

  3. świadczeń dodatkowych dla pracowników i członków ich rodzin (np. dofinansowanie wypoczynku, karty Multisport);

  4. uczestnictwa w szkoleniach;

  5. udostępniania danych kontaktowych podmiotom zewnętrznym w celu realizacji zawartych przez Uniwersytet umów i porozumień;

  6. zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia poprzez stosowanie monitoringu wizyjnego, zgodnie z przepisami prawa pracy;

  7. bezpieczeństwa i higieny pracy;

  8. wypełnieniem innych niż wyżej wymienione obowiązków prawnych ciążących na Administratorze w związku z zatrudnianiem pracowników, w szczególności dot. archiwizacji dokumentacji.

PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych jest:

  1. art. 6 ust. 1 lit. b RODO, tj. wykonanie umowy, której jest Pani/Pan stroną;

  2. art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. b RODO, tj. konieczność wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze w związku z ustawą z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy, ustawą z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, ustawą z dnia 26 lipca 199 1 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawą z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce oraz innymi obowiązującymi Administratora przepisami;

  3. art. 6 ust. 1 lit. a oraz art. 9 ust. 2 lit. a RODO, tj. zgoda pracownika w zakresie danych innych niż te, o których mowa powyżej, udzielona zgodnie z art. 221a i art. 221b Kodeksu pracy;

  4. art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. realizacja prawnie uzasadnionych interesów Administratora w zakresie m.in. udostępniania danych kontaktowych pracowników oraz zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia poprzez stosowanie monitoringu wizyjnego.

ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH

  1. Pani/Pana dane osobowe Administrator może udostępniać: Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych, urzędom skarbowym, bankom, podmiotom współpracującym (w zakresie m.in. obsługi prawnej, zapewnienia świadczeń z ZFŚS, organizacji szkoleń i konferencji, wyjazdów służbowych, ochrony ubezpieczeniowej, świadczeń dodatkowych, usług audytorskich i doradczych, realizacji zawartych umów i porozumień w przypadku wyznaczenia Pani/Pana jako osoby do kontaktu oraz realizującej zadania w ramach współpracy), a także innym organom lub podmiotom upoważnionym na podstawie odrębnych przepisów.

  2. Administrator może powierzyć innym podmiotom w drodze umowy zawartej na piśmie, przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w imieniu Administratora, w szczególności będą to podmioty dostarczające i utrzymujące oprogramowanie wykorzystywane w celu przetwarzania danych pracowników.

OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

Administrator będzie przechowywał dane osobowe pracowników zatrudnionych po 01.01.2019 r. przez okres zatrudnienia, a następnie przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują inny okres przechowywania. Okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników zatrudnionych przed 01.01.2019 r. ustala się na podstawie przepisów obowiązujących przed 01.01.2019 r.
W przypadku przetwarzania Pani/Pana danych na podstawie zgody, dane będą przechowywane nie dłużej niż do momentu wycofania wyrażonej zgody.

INFORMACJA O PRZYSŁUGUJĄCYCH PANI/PANU PRAWACH

  1. W przypadkach, na zasadach i w trybie określonym w obowiązujących przepisach przysługuje Pani/Panu prawo do żądania: dostępu do treści danych oraz ich sprostowania (art. 15 i 16 RODO), usunięcia danych (art. 17 RODO), ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO), wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21 RODO), przenoszenia danych (art. 20 RODO) oraz cofnięcia Pani/Pana zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

  2. Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą przy ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa – w przypadku podejrzenia, że dane osobowe są przetwarzane przez Administratora z naruszeniem przepisów prawa.

INFORMACJA DOT. OBOWIĄZKU PODANIA DANYCH I EWENTUALNYCH KONSEKWENCJACH ODMOWY

Obowiązek podania Pani/Pana danych osobowych (w tym ich zakres) wynika z ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy. Odmowa podania danych uniemożliwi zawarcie i realizację umowy o pracę. Podanie danych osobowych w pozostałym zakresie jest dobrowolne.

INFORMACJA O ZAUTOMATYZOWANYM PODEJMOWANIU DECYZJI, W TYM PROFILOWANIU

Pani/Pana dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, o którym mowa w art. 4 pkt 4) RODO, co oznacza formę zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, polegającego na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej.

INFORMACJA O TRANSGRANICZNYM PRZEKAZYWANIU DANYCH

Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane do państwa trzeciego (tj. poza terytorium EOG) lub organizacji międzynarodowej na zasadach określonych w przepisach prawa przy zapewnieniu odpowiedniego poziomu ich ochrony.

 
 

PUBLIKACJA WIZERUNKU PRACOWNIKA NA STRONIE INTERNETOWEJ UMW (PRACODAWCY)

  1. Zdjęcia zawierające wizerunek pracowników UMW, publikowane na stronie internetowej Uniwersytetu (www.umw.edu.pl), umieszczane są na stronie w celach informacyjnych.
  2. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych (wizerunku) jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, tj. Pani/Pana zgoda, wyrażona w drodze jednoznacznej, potwierdzającej czynności oznaczającej świadome przyzwolenie na przetwarzanie danych osobowych poprzez przesłanie własnego zdjęcia w celu jego publikacji.
  3. Strona internetowa Uniwersytetu jest ogólnodostępna dla wszystkich osób przeglądających informacje opublikowane na stronie. Administrator nie udostępnia Pani/Pana wizerunku żadnym innym odbiorcom.
  4. Administrator będzie przechowywał Pani/Pana dane osobowe przez okres zatrudnienia lub do momentu wycofania Pani/Pana zgody na umieszczenie wizerunku na stronie internetowej. Zgodę można wycofać ustnie lub pisemnie poprzez kontakt z działem Centrum Informatycznego – Strona www.
  5. Podanie Pani/Pana danych osobowych jest dobrowolne. W przypadku braku zgody, Pani/Pana wizerunek nie zostanie opublikowany na stronie internetowej Uniwersytetu.
 
 

KLAUZULA INFORMACYJNA DOT. PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH OSÓB, Z KTÓRYMI ZAWARTO UMOWĘ CYWILNO-PRAWNĄ

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej RODO) informujemy, że:

ADMINISTRATOR

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Uniwersytet Medyczny im. Piastów Śląskich we Wrocławiu z siedzibą przy Wybrzeżu Pasteura 1, 50-367 Wrocław, reprezentowany przez Rektora.

INSPEKTOR OCHRONY DANYCH

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych pod adresem e-mail: iod@umw.edu.pl

CELE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celach:

  1.  podjęcia przez Administratora działań zmierzających do zawarcia umowy oraz w celu realizacji praw i obowiązków wynikających z zawartej umowy cywilno-prawnej, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, w tym prowadzenia bieżącej korespondencji,

  2. udostępniania danych kontaktowych podmiotom zewnętrznym w celu realizacji zawartych przez Uniwersytet umów i porozumień,

  3. wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w tym: rachunkowych, płatnika zaliczki na podatek dochodowy, płatnika składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, a także obowiązków sprawozdawczych i archiwizacyjnych,

  4. zapewnienia bezpieczeństwa osób i ochrony mienia poprzez stosowanie monitoringu wizyjnego,

  5. realizacji ewentualnych roszczeń cywilno-prawnych.

PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych jest:

  1. art. 6 ust. 1 lit. b RODO, tj. niezbędność przetwarzania do zawarcia i wykonania umowy,

  2. art. 6 ust. 1 lit. c RODO, tj. wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze w związku z ustawą z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, ustawą z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz innymi obowiązującymi Administratora przepisami,

  3. art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. realizacja prawnie uzasadnionych interesów Administratora polegających m.in. na zapewnieniu bezpieczeństwa osób i ochrony mienia, realizacji ewentualnych roszczeń cywilno-prawnych oraz udostępniania danych kontaktowych pracowników.

ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH

  1. Pani/Pana dane osobowe Administrator może udostępniać: Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych, urzędom skarbowym, bankom, podmiotom współpracującym (w zakresie m.in. obsługi prawnej, organizacji szkoleń i konferencji, wyjazdów służbowych, usług audytorskich i doradczych, realizacji zawartych umów i porozumień w przypadku wyznaczenia Pani/Pana jako osoby do kontaktu oraz realizującej zadania w ramach współpracy), a także innym organom lub podmiotom upoważnionym na podstawie odrębnych przepisów.

  2. Administrator może powierzyć innym podmiotom w drodze umowy zawartej na piśmie, przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w imieniu Administratora, w szczególności będą to podmioty dostarczające i utrzymujące oprogramowanie wykorzystywane w celu przetwarzania danych.

OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

Administrator będzie przechowywał Pani/Pana dane osobowe w okresie realizacji zawartej umowy, rozliczenia składek na ubezpieczenie i zaliczek na podatek dochodowy, a następnie przez okres wskazany w przepisach o archiwizacji.

INFORMACJA O PRZYSŁUGUJĄCYCH PANI/PANU PRAWACH

  1. W przypadkach, na zasadach i w trybie określonym w obowiązujących przepisach przysługuje Pani/Panu prawo do żądania: dostępu do treści danych oraz ich sprostowania (art. 15 i 16 RODO), usunięcia danych (art. 17 RODO), ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO), wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21 RODO), przenoszenia danych (art. 20 RODO).

  2. Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą przy ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa – w przypadku podejrzenia, że dane osobowe są przetwarzane przez Administratora z naruszeniem przepisów prawa.

INFORMACJA DOT. OBOWIĄZKU PODANIA DANYCH I EWENTUALNYCH KONSEKWENCJACH ODMOWY

Podanie danych osobowych nie jest obowiązkowe, aczkolwiek niezbędne do zawarcia umowy cywilno-prawnej. Odmowa podania danych będzie skutkowała brakiem możliwości zawarcia i wykonania umowy. Podanie danych osobowych w zakresie wymaganym przepisami prawa jest obligatoryjne. Obowiązek podania Pani/Pana danych osobowych wynika w szczególności z ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Odmowa podania danych w tym zakresie uniemożliwi prawidłową realizację umowy i wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze

INFORMACJA O ZAUTOMATYZOWANYM PODEJMOWANIU DECYZJI, W TYM PROFILOWANIU

Pani/Pana dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, o którym mowa w art. 4 pkt 4) RODO, co oznacza formę zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, polegającego na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej.

INFORMACJA O TRANSGRANICZNYM PRZEKAZYWANIU DANYCH

Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane do państwa trzeciego (tj. poza terytorium EOG) lub organizacji międzynarodowej na zasadach określonych w przepisach prawa przy zapewnieniu odpowiedniego poziomu ich ochrony.