Informacja dot. przetwarzania danych osobowych pracowników UMW i osób zatrudnionych na podstawie umów cywilno-prawnych

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej RODO) informujemy, że:

ADMINISTRATOR

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Uniwersytet Medyczny im. Piastów Śląskich we Wrocławiu z siedzibą przy Wybrzeżu Pasteura 1, 50-367 Wrocław, reprezentowany przez Rektora.

INSPEKTOR OCHRONY DANYCH

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych pod adresem e-mail: iod@umw.edu.pl

CELE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celach:

1. związanych z zawarciem i realizacją umowy o pracę, w tym: wystawienia skierowania na badania wstępne, okresowe oraz kontrolne, prowadzenia akt pracowniczych, rozliczania listy płac i wypłaty wynagrodzeń, wystawiania oraz wysyłki dokumentacji PIT, przygotowywania i doręczania innych niż wymienione powyżej dokumentów związanych ze stosunkiem pracy;  

2. ochrony ubezpieczeniowej dla pracowników i członków ich rodzin;

3. świadczeń dodatkowych dla pracowników i członków ich rodzin (np. dofinansowanie wypoczynku, karty Multisport, grupowe ubezpieczenie na życie);

4. uczestnictwa w szkoleniach;

5. udostępniania danych kontaktowych podmiotom zewnętrznym w celu realizacji zawartych przez Uniwersytet umów i porozumień;

6. zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia poprzez stosowanie monitoringu wizyjnego, zgodnie z przepisami prawa pracy;

7. bezpieczeństwa i higieny pracy;

8. wypełnieniem innych niż wyżej wymienione obowiązków prawnych ciążących na Administratorze w związku z zatrudnianiem pracowników, w szczególności dot. archiwizacji dokumentacji.

PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych jest:

1. art. 6 ust. 1 lit. b RODO, tj. wykonanie umowy, której jest Pani/Pan stroną;

2. art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. b RODO, tj. konieczność wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze w związku z ustawą z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy, ustawą z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, ustawą z dnia 26 lipca 199 1 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawą z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce oraz innymi obowiązującymi Administratora przepisami;

3. art. 6 ust. 1 lit. a oraz art. 9 ust. 2 lit. a RODO, tj. zgoda pracownika w zakresie danych innych niż te, o których mowa powyżej, udzielona zgodnie z art. 22^1a i art. 22^1b Kodeksu pracy;

4. art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. realizacja prawnie uzasadnionych interesów Administratora w zakresie m.in. udostępniania danych kontaktowych pracowników oraz zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia poprzez stosowanie monitoringu wizyjnego.

ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH

1. Pani/Pana dane osobowe Administrator może udostępniać: Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych, urzędom skarbowym, bankom, podmiotom współpracującym (w zakresie m.in. obsługi prawnej, zapewnienia świadczeń z ZFŚS, organizacji szkoleń i konferencji, wyjazdów służbowych, ochrony ubezpieczeniowej, świadczeń dodatkowych, usług audytorskich i doradczych, realizacji zawartych umów i porozumień w przypadku wyznaczenia Pani/Pana jako osoby do kontaktu oraz realizującej zadania w ramach współpracy), a także innym organom lub podmiotom upoważnionym na podstawie odrębnych przepisów.

2. Administrator może powierzyć innym podmiotom w drodze umowy zawartej na piśmie, przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w imieniu Administratora, w szczególności będą to podmioty dostarczające i utrzymujące oprogramowanie wykorzystywane w celu przetwarzania danych pracowników.

OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

Administrator będzie przechowywał dane osobowe pracowników zatrudnionych po 01.01.2019 r. przez okres zatrudnienia, a następnie przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują inny okres przechowywania. Okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników zatrudnionych przed 01.01.2019 r. ustala się na podstawie przepisów obowiązujących przed 01.01.2019 r.
W przypadku przetwarzania Pani/Pana danych na podstawie zgody, dane będą przechowywane nie dłużej niż do momentu wycofania wyrażonej zgody.

INFORMACJA O PRZYSŁUGUJĄCYCH PANI/PANU PRAWACH

1. W przypadkach, na zasadach i w trybie określonym w obowiązujących przepisach przysługuje Pani/Panu prawo do żądania: dostępu do treści danych oraz ich sprostowania (art. 15 i 16 RODO), usunięcia danych (art. 17 RODO), ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO), wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21 RODO), przenoszenia danych (art. 20 RODO) oraz cofnięcia Pani/Pana zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

2. Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą przy ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa – w przypadku podejrzenia, że dane osobowe są przetwarzane przez Administratora z naruszeniem przepisów prawa.

INFORMACJA DOT. OBOWIĄZKU PODANIA DANYCH I EWENTUALNYCH KONSEKWENCJACH ODMOWY

Obowiązek podania Pani/Pana danych osobowych (w tym ich zakres) wynika z ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy. Odmowa podania danych uniemożliwi zawarcie i realizację umowy o pracę. Podanie danych osobowych w pozostałym zakresie jest dobrowolne.

INFORMACJA O ZAUTOMATYZOWANYM PODEJMOWANIU DECYZJI, W TYM PROFILOWANIU

Pani/Pana dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, o którym mowa w art. 4 pkt 4) RODO, co oznacza formę zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, polegającego na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej.

INFORMACJA O TRANSGRANICZNYM PRZEKAZYWANIU DANYCH

Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane do państwa trzeciego (tj. poza terytorium EOG) lub organizacji międzynarodowej na zasadach określonych w przepisach prawa przy zapewnieniu odpowiedniego poziomu ich ochrony.

1.  podjęcia przez Administratora działań zmierzających do zawarcia umowy oraz w celu realizacji praw i obowiązków wynikających z zawartej umowy cywilno-prawnej, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, w tym prowadzenia bieżącej korespondencji,

2. udostępniania danych kontaktowych podmiotom zewnętrznym w celu realizacji zawartych przez Uniwersytet umów i porozumień,

3. wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w tym: rachunkowych, płatnika zaliczki na podatek dochodowy, płatnika składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, a także obowiązków sprawozdawczych i archiwizacyjnych,

4. zapewnienia bezpieczeństwa osób i ochrony mienia poprzez stosowanie monitoringu wizyjnego,

5. realizacji ewentualnych roszczeń cywilno-prawnych.

PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych jest:

1. art. 6 ust. 1 lit. b RODO, tj. niezbędność przetwarzania do zawarcia i wykonania umowy,

2. art. 6 ust. 1 lit. c RODO, tj. wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze w związku z ustawą z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, ustawą z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz innymi obowiązującymi Administratora przepisami,

3. art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. realizacja prawnie uzasadnionych interesów Administratora polegających m.in. na zapewnieniu bezpieczeństwa osób i ochrony mienia, realizacji ewentualnych roszczeń cywilno-prawnych oraz udostępniania danych kontaktowych pracowników.

ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH

1. Pani/Pana dane osobowe Administrator może udostępniać: Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych, urzędom skarbowym, bankom, podmiotom współpracującym (w zakresie m.in. obsługi prawnej, organizacji szkoleń i konferencji, wyjazdów służbowych, usług audytorskich i doradczych, realizacji zawartych umów i porozumień w przypadku wyznaczenia Pani/Pana jako osoby do kontaktu oraz realizującej zadania w ramach współpracy), a także innym organom lub podmiotom upoważnionym na podstawie odrębnych przepisów.

2. Administrator może powierzyć innym podmiotom w drodze umowy zawartej na piśmie, przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w imieniu Administratora, w szczególności będą to podmioty dostarczające i utrzymujące oprogramowanie wykorzystywane w celu przetwarzania danych.

OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

Administrator będzie przechowywał Pani/Pana dane osobowe w okresie realizacji zawartej umowy, rozliczenia składek na ubezpieczenie i zaliczek na podatek dochodowy, a następnie przez okres wskazany w przepisach o archiwizacji.

INFORMACJA O PRZYSŁUGUJĄCYCH PANI/PANU PRAWACH

1. W przypadkach, na zasadach i w trybie określonym w obowiązujących przepisach przysługuje Pani/Panu prawo do żądania: dostępu do treści danych oraz ich sprostowania (art. 15 i 16 RODO), usunięcia danych (art. 17 RODO), ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO), wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21 RODO), przenoszenia danych (art. 20 RODO).

2. Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą przy ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa – w przypadku podejrzenia, że dane osobowe są przetwarzane przez Administratora z naruszeniem przepisów prawa.

INFORMACJA DOT. OBOWIĄZKU PODANIA DANYCH I EWENTUALNYCH KONSEKWENCJACH ODMOWY

Podanie danych osobowych nie jest obowiązkowe, aczkolwiek niezbędne do zawarcia umowy cywilno-prawnej. Odmowa podania danych będzie skutkowała brakiem możliwości zawarcia i wykonania umowy. Podanie danych osobowych w zakresie wymaganym przepisami prawa jest obligatoryjne. Obowiązek podania Pani/Pana danych osobowych wynika w szczególności z ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Odmowa podania danych w tym zakresie uniemożliwi prawidłową realizację umowy i wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze

INFORMACJA O ZAUTOMATYZOWANYM PODEJMOWANIU DECYZJI, W TYM PROFILOWANIU

Pani/Pana dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, o którym mowa w art. 4 pkt 4) RODO, co oznacza formę zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, polegającego na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej.

INFORMACJA O TRANSGRANICZNYM PRZEKAZYWANIU DANYCH

Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane do państwa trzeciego (tj. poza terytorium EOG) lub organizacji międzynarodowej na zasadach określonych w przepisach prawa przy zapewnieniu odpowiedniego poziomu ich ochrony.