Informacja dot. przetwarzania danych osobowych w związku ze zgłaszaniem przez sygnalistów informacji o naruszeniach prawa

Zgodnie z art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej jako RODO), Uniwersytet Medyczny we Wrocławiu informuje, że:

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku ze zgłaszaniem przez Sygnalistów informacji o naruszeniach prawa jest Uniwersytet Medyczny im. Piastów Śląskich we Wrocławiu z siedzibą przy Wybrzeżu Pasteura 1, 50-367 Wrocław, reprezentowany przez Rektora.
Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych pod adresem e-mail: iod@umw.edu.pl
Dane osobowe przetwarzane są w celu realizacji obowiązków prawnych ciążących na Uczelni w związku z przyjmowaniem zgłoszeń o naruszeniach prawa zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, w szczególności przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego i podjęcia ewentualnych działań następczych.
W zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia i podjęcia działań następczych, Uczelnia przetwarza dane osobowe: Sygnalistów, osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia, osób powiązanych z Sygnalistą, osób, których dotyczy zgłoszenie, świadków i innych osób objętych treścią zgłoszenia, takie jak: imiona i nazwiska, adres do kontaktu (korespondencyjny lub poczty elektronicznej), dane zawarte w zgłoszeniu oraz inne niezbędne do rozpoznania zgłoszenia.
Dane osobowe Sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu osobom nieupoważnionym, chyba że za wyraźną zgodą Sygnalisty.
Podstawą prawną przetwarzania danych jest:
a) art. 6 ust. 1 lit. c RODO, tj. niezbędność do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze w związku z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów,
b) art. 6 ust. 1 lit. a RODO, tj. wyraźna zgoda Sygnalisty w sytuacji, gdy zdecyduje on/ona o ujawnieniu swojej tożsamości; zgoda taka jest całkowicie dobrowolna i może zostać wycofana w dowolnym momencie,
c) art. 9 ust. 2 lit. g RODO, tj. niezbędność przetwarzania ze względów związanych z ważnym interesem publicznym – w zakresie danych szczególnych kategorii (np. dot. zdrowia, przynależności do związków zawodowych) – o ile takie dane będą objęte treścią zgłoszenia.
Uczelnia zapewnia poufność danych osobowych objętych treścią zgłoszenia,
w związku z czym, dane te mogą zostać udostępnione jedynie podmiotom uprawnionym do tego na podstawie przepisów prawa, tj. organom publicznym właściwym do podjęcia działań następczych. Uczelnia może powierzyć innemu podmiotowi, w drodze umowy zawartej na piśmie, przetwarzanie danych osobowych w imieniu Uczelni, w szczególności dostawcom oprogramowania służącego do przetwarzania danych osobowych.
Uczelnia będzie przechowywała dane osobowe przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Po upływie wskazanego okresu przechowywania, dane osobowe będą usuwane, a wszystkie dokumenty związane ze zgłoszeniem – niszczone. Nie dotyczy to jedynie sytuacji, w których dokumenty związane ze zgłoszeniem zostaną włączone i będą stanowiły integralną część akt spraw sądowych lub sądowo-administracyjnych. W takich przypadkach, do przechowywania i usuwania dokumentów będą stosowane przepisy odrębne, mające zastosowanie do takich akt.
W przypadkach, na zasadach i w trybie określonym w obowiązujących przepisach osobom, których dane dotyczą przysługuje prawo do żądania: dostępu do treści danych oraz ich sprostowania (art. 15 i 16 RODO), ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) oraz wycofania zgody na ujawnienie tożsamości w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. W przypadku podejrzenia, że dane osobowe są przetwarzane przez Administratora z naruszeniem przepisów prawa, przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą przy ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
Z uwagi na ochronę poufności tożsamości Sygnalisty, obowiązujące przepisy wyłączyły prawo osoby, której dane dotyczą do dostępu do informacji o źródle pozyskania przez Administratora danych osobowych, tj. do informacji dotyczących Sygnalisty (art. 8 ust. 5 i 6 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów).
Podanie przez sygnalistę danych danych osobowych nie jest obowiązkowe, jednak niezbędne do przyjęcia przez Uniwersytet zgłoszenia i podjęcia działań następczych. Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpatrywane (zgodnie z § 4 ust. 3 Regulaminu Zgłoszeń wewnętrznych obowiązującego w Uniwersytecie Medycznym im. Piastów Śląskich we Wrocławiu).
Podane dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, o którym mowa w art. 4 pkt 4) RODO, co oznacza formę zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, polegającego na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej.