Zarz.: 9/ZK/2011
zm.: 15/ZK/2011

 

 

Na podstawie § 24 „Regulaminu organizacyjnego Akademii Medycznej we Wrocławiu” (zarządzenie nr 45/XIV R/2010 Rektora Akademii Medycznej z dnia 20 września 2010 r.) zarządzam co następuje:

 

W Akademii Medycznej we Wrocławiu, zwanej dalej Akademią”, tworzy się Centralny Rejestr Umów Akademii Medycznej we Wrocławiu, zwany dalej „Rejestrem”.

 

1.      Rejestr prowadzi Dział Organizacyjny.

2.      Rejestr prowadzi się w formie książkowej i elektronicznej.

 

1.      Obowiązek zarejestrowania obejmuje wszystkie umowy oraz porozumienia, zawierane pomiędzy Akademią a innymi podmiotami (osobami fizycznymi, osobami prawnymi i jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej), z zastrzeżeniem pkt 3.

2.      Rejestracji podlegają także aneksy do umów, o których mowa w pkt 1.

3.      Rejestr nie obejmuje umów:

a)      o pracę, które Dział Spraw Pracowniczych włącza do akt osobowych pracowników,

b)      ze studentami o kształcenie, które właściwy dziekanat/ED włącza do akt osobowych studentów,

c)      o dzieło i zlecenia, zawieranych z osobą fizyczną, które rejestruje Dział Płac,

d)     o badania naukowe i prace badawcze, które rejestruje Dział Nauki i Współpracy z Zagranicą,

e)      o dofinansowanie w ramach projektów realizowanych z funduszy europejskich, które rejestruje Dział ds. Projektów Europejskich.
f) ¹ porozumień w sprawie realizacji praktyk zawodowych, które rejestrują właściwe Dziekanaty,
g) ² sponoringu na rzecz samorządu oraz kół naukowych, studenckich i doktoranckich, które rejestruje Dział Spraw Studenckich.
 

  

1.        Jednostki organizacyjne zobowiązane są do przekazywania do Działu Organizacyjnego oryginałów sporządzanych przez siebie umów, a także umów sporządzanych przez podmioty zewnętrzne.

2.        Dział Organizacyjny po otrzymaniu oryginałów umów, o których mowa w § 3 pkt 1 obowiązany jest do wpisania ich do rejestru pod kolejnym numerem w obrębie danego roku kalendarzowego.

3.        Na podstawie tekstu umowy w Rejestrze odnotowuje się co najmniej: nazwę podmiotu,
z którym zawarto umowę, numer i datę zawarcia oraz przedmiot umowy.

4.      Zarejestrowanie umowy potwierdza się poprzez odcisk odpowiedniej pieczątki na pierwszej stronie umowy.

 

1.      W przypadku umów sporządzanych przez jednostkę organizacyjną Akademii, umowy przesyła się podmiotowi zewnętrznemu, z którym umowa jest zawierana, po uzyskaniu wpisu do Rejestru.

2.      W przypadku umów sporządzanych przez podmiot zewnętrzny, umowy przedkłada się do podpisu osobom reprezentującym Akademię, po uzyskaniu wpisu do Rejestru.

 

1.      Jednostka organizacyjna po uzyskaniu wszystkich wymaganych podpisów przekazuje do Działu Organizacyjnego oryginały i/lub kserokopie, wraz z rozdzielnikiem.

2.      Dział Organizacyjny przekazuje oryginały/kserokopie zgodnie z rozdzielnikiem i czynność tę odnotowuje w Rejestrze.

3.      W Dziale Organizacyjnym przechowuje się oryginał umowy lub potwierdzoną za zgodność z oryginałem kserokopię umowy.

 

1.      Dział Organizacyjny przechowuje i udostępnia umowy, o których mowa w § 3 pkt 1.

2.      Zawartość Rejestru jest jawna, informacji w tym zakresie udziela Dział Organizacyjny,
z zastrzeżeniem informacji objętych przepisami wyłączającymi jawność danych.

 

1.      Kserokopie umów udostępnia się władzom oraz jednostkom organizacyjnym Akademii merytorycznym ze względu na przedmiot umowy, z zastrzeżeniem pkt 2.

2.      Jednostkom organizacyjnym Akademii innym niż wymienione w pkt 1 oraz podmiotom zewnętrznym, udostępnia się kserokopie umów na pisemny wniosek, po uzyskaniu zgody Kanclerza.

3.      Kserokopie umów udostępnia się z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych.

 

Kierownik jednostki organizacyjnej jest odpowiedzialny za prawidłową realizację obowiązków i czynności wynikających z niniejszego zarządzenia.

 

Tracą moc zarządzenia Dyrektora Administracyjnego nr 14 z dnia 26 lipca 2001 r. i nr 4
z dnia 5 września 2003 r.

 

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 maja 2011 r.

 

 

 

 

Kanclerz

Akademii Medycznej we Wrocławiu

 

mgr Artur Parafiński

 

 


Otrzymują:
według rozdzielnika

MK



 

¹ Zmieniony zarządzeniem nr 15/ZK/2011 Kanclerza AM z dnia 27 czerwca 2011 r.
² Zmieniony zarządzeniem nr 15/ZK/2011 Kanclerza AM z dnia 27 czerwca 2011 r.