Dział Współpracy Międzynarodowej - Wyjazdy zagraniczne - Procedura – przed wyjazdem

Przed złożeniem dokumentów na wyjazd powinny być zapewnione środki kwalifikowalne w danych źródłach finansowania a na wniosku - zgoda ich dysponenta. Kalkulacji można dokonać za pomocą pliku na dole zakładki Formularze. W przypadku delegacji - nie można zrezygnować z żadnego ze świadczeń wynikających z Rozporządzenia 2302.2022 ani zadeklarować środków prywatnych (własnych).

Bilety lotnicze na trasach międzynarodowych oraz pośrednictwo wizowe mogą być nabywane wyłącznie w biurze podróży, z którym Uczelnia ma zawartą umowę*

Oznacza to, że koszt biletu zakupionego u innego kontrahenta nie podlega refundacji.

Wyjeżdżający składa w Dziale Współpracy Międzynarodowej w terminie co najmniej 14 dni roboczych przed wyjazdem wypełniony komplet dokumentów**:

1. Wniosek o wyjazd służbowy za granicę dla pracowników UMW (zał. 9.) lub odpowiednio Wniosek o wyjazd za granicę dla osób niebędących pracownikami UMW (zał. 8.)
2. Wniosek o udzielenie urlopu szkoleniowego (zał. 10.)  pracownika UMW lub delegację (zał. 12.)
3. Pismo zapraszające z zagranicy lub informacyjne określające cel, dokładny termin, program i ew. warunki finansowe wyjazdu,
4. Jeżeli płatności związane z wyjazdem służbowym mają zostać opłacone przelewem bankowym lub kartą płatniczą – fakturę przelewową lub wypełniony i podpisany przez wyjeżdżającego formularz Zlecenia operacji bankowej (zał. 4.)***

*umowa AZP.260.90.2025.TP z 

UPHOTEL SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
Ul. Krótka 12,
58-500 Jelenia Góra, dolnośląskie
KRS nr 0000652474
NIP: 6112770574

AZP.260.90.2025.TP z UPHOTEL obowiązująca w okresie od 23.09.2025 do 22.09.2026
rezerwacje@uphotel.eu

**aktualne pliki do pobrana znajdują się w zakładce Formularze

***po przekazaniu do Działu Współpracy Międzynarodowej Zlecenie operacji bankowej bądź fakturę/rachunek pro-forma, wyjeżdżający zobowiązany jest do dostarczenia po powrocie oryginału faktury

Jeżeli warunki wyjazdu określają wcześniejsze terminy płatności, dokumenty, o których mowa powyżej, należy złożyć co najmniej 14 dni roboczych przed wymaganym pierwszym terminem płatności.

UWAGA: w przypadku niedotrzymania terminu, Uczelnia nie gwarantuje terminowego zatwierdzenia wyjazdu i nie odpowiada za straty wynikające z opóźnienia.

Po uzyskaniu zgody na wyjazd, procedura rezerwacji i zakupu biletów wygląda następująco:

Bezpośrednia rezerwacja biletów w biurze podróży WHYNOTTRAVEL (połączenie lotnicze musi dotyczyć wyłącznie klasy ekonomicznej):

• samodzielnie - wyjeżdżający dokonuje rezerwacji w biurze podróży UPHOTEL drogą mailową, wysyłając zał. 13. z jednoznacznym wyborem połączenia lub preferencjami, na adres rezerwacje@uphotel.eu z kopią do Działu Współpracy Międzynarodowej.
• Po ostatecznym wyborze i potwierdzeniu rezerwacji przez Wyjeżdżającego Dział Współpracy Międzynarodowej potwierdza zlecenie zakupu, emailem do biura podróży

KONTAKT:

Monika Iwanicka 📧 monika.iwanicka@umw.edu.pl ☎️ tel.: +48 71 784 11 42

Piotr Mittelstaedt 📧 piotr.mittelstaedt@umw.edu.pl ☎️ tel.: +48 71 784 11 44

Wnioski wizowe wraz z załącznikami należy składać bezpośrednio w biurze podróży UPHOTEL lub za pośrednictwem Działu Współpracy Międzynarodowej. W razie wymogu danego kraju, należy samodzielnie wypełnić wniosek online.

Ważność i zgodność dokumentów tożsamości, zabieranych ze sobą w podróż oraz znajomość ew. wymogów sanitarnych związanych z pandemią COVID-19, leży w gestii wyjeżdżającego, który powinien osobiście sprawdzić szczegółowe wymagania dotyczące ww. spraw w wybranym kraju, które znajdują się na stronie internetowej Ministerstwa Spraw Zagranicznych.

Uniwersytet Medyczny im. Piastów Śląskich we Wrocławiu
lub Wroclaw Medical University
Wybrzeże L. Pasteura 1
50-367 Wrocław
NIP 896-000-57-79