Szukaj
Wyjazdy zagraniczne - FAQ
Kto finansuje wyjazd zagraniczny pracownika UMW?
Inicjator wyjazdu jest zobowiązany zorganizować finansowanie wyjazdu zgodne z jego celem.
Jeśli jest dysponentem – podaje i potwierdza podpisem źródło finansowania w UMW, dla którego koszty będą kwalifikowalne. Może też uzyskać zgodę dysponenta innych środków w UMW zgodnych z celem wyjazdu. W sprawach dotyczących finansowania projektów naukowych - niezbędny jest kontakt z Centrum Zarządzania Projektami UMW w celu potwierdzenia kwalifikowalności.
Finansowanie zewnętrzne – w przypadku zamiaru wyjazdu na stypendium, w poszukiwaniu finansowania i organizacji mogą pomóc informacje.
Nie jest też wykluczone finansowanie wyjazdów przez organizatorów wydarzeń i sponsorowanie ich przez firmy komercyjne, jeśli wyjazd jest w interesie UMW.
Przy tzw. innym wyjeździe zagranicznym, tj. w czasie urlopu szkoleniowego lub bezpłatnego (czyli poza delegacją), inicjatorem jest wyjeżdżający. Ma on więc prawo zadeklarować finansowanie lub współfinansowanie ze środków własnych (prywatnych).
Dany składnik kosztu lub jego wyraźnie określona część powinna być pokryta tylko jeden raz.Czy wyjazd powinien się odbyć w ramach urlopu szkoleniowego czy delegacji?
Cele wyjazdów, których dotyczy delegacja wymienione są w § 2 Regulaminu - dla nauczycieli akademickich oraz § 4 - dla niebędących nauczycielami. Związane są z relizacją celów UMW.
Cele wyjazdów, których dotyczy urlop szkoleniowy wymienione są w § 3 Regulaminu - dla nauczycieli akademickich oraz § 5 - dla niebędących nauczycielami. Związane są z kształceniem i rozwojem pracownika.
Można posłużyć się mikroaplikacją - porady interaktywne - w Excelu (na końcu sekcji "Formularze")
Czy jako potencjalny wyjeżdżający mam prawo odmówić wyjazdu?
Delegacja zależy od pracodawcy, przede wszystkim od bezpośredniego przełożonego. Może wydać polecenie dowolnego wyjazdu zgodnego z innymi przepisami i interesem pracodawcy, jednak powinien wtedy zapewnić pełne świadczenia wymienione od § 7 do § 12 Regulaminu Wyjazdów, lub uzyskać zgodę innego dysponenta adekwatnych środków.
Czy przysługuje mi delegacja na czas wyjazdu zagranicznego?
Delegacja przysługuje wyjeżdżającemu w przypadku decyzji przełożonego potwierdzonej w dalszym procesie akceptacji, tj powinny być spełnione:
- kompletność dokumentów i podpisów
- kwalifikowalność kosztów (zgodnie z zasadami projektów i zadań dostępnych w CZP, UCWBK lub zgoda dysponenta centralnych limitów)
- dostępność środków - blokada kwoty na ten cel
- zgoda Prorektor ds. Umiędzynarodowienia Uczelni lub innej osoby upoważnionej przez JMR
Delegowany powinien być pracownikiem Uniwersytetu Medycznego a po udzieleniu ostatecznej zgody wykonuje zadania służbowe w czasie służbowego wyjazdu zagranicznego, z uwzględnieniem dni podróży* Dla nauczycieli akademickich delegacja dotyczy następujących celów:
- reprezentowanie Uczelni,
- prowadzenie badań naukowych w ramach projektów (np.: wyjazd badawczy, wyjazd konsultacyjny, badanie pilotażowe/wstępne),
- staż naukowy w ramach projektu,
- prowadzenie zajęć dydaktycznych,
- czynne uczestnictwo w konferencji,
- realizację wymiany ogólnouczelnianej,
- odbycie spotkania roboczego,
- realizację innych zadań poleconych przez pracodawcę.
Dla osób niebędących nauczycielami akademickimi delegacja dotyczy celów:
- reprezentowanie Uczelni,
- czynne uczestnictwo w konferencji,
- realizację wymiany ogólnouczelnianej,
- odbycie spotkania roboczego,
- realizacji zadań wynikających z projektów, w których uczestniczą,
- realizację innych zadań poleconych przez pracodawcę.
* Maksymalnie to okres właściwego celu wyjazdu podany przez organizatora +1 dzień na dojazd i +1 dzień na powrót w przypadku podróży kontynentalnych; +2 dni na dojazd i +2 dni na powrót w przypadku podróży międzykontynentalnych.
Czy przysługuje mi urlop szkoleniowy na czas wyjazdu zagranicznego?
Urlop szkoleniowy przysługuje wyjeżdżającemu w przypadku decyzji przełożonego potwierdzonej w dalszym procesie akceptacji, tj. powinny być spełnione:
- kompletność dokumentów i podpisów
- kwalifikowalność kosztów dla podanych źródeł finansowania (zgodnie z zasadami projektów i zadań dostępnych w CZP, UCWBK lub zgoda dysponenta centralnych limitów)
- dostępność środków - blokada kwoty na ten cel - w przypadku, jeśli wnioskowane jest współfinansowanie z UMW,
- zgoda Prorektor ds. Umiędzynarodowienia Uczelni lub innej osoby upoważnionej przez JMR
Urlop szkoleniowy płatny lub urlop bezpłatny może uzyskać pracownik Uniwersytetu Medycznego na umowie o pracę,na czas wyjazdu zagranicznego, z uwzględnieniem dni podróży* Dla nauczycieli akademickich dotyczy on następujących celów:
- odbycia za granicą kształcenia, stażu naukowego albo dydaktycznego,
- uczestnictwa w konferencji,
- przeprowadzenia kwerendy, odbycia wizyty studyjnej, realizacji innego rodzaju działalności naukowej,
- uczestnictwa we wspólnych badaniach naukowych prowadzonych z podmiotem zagranicznym na podstawie umowy o współpracy naukowej,
- realizacji programu stypendialnego na podstawie zawartej umowy.
Dla osób niębędących nauczycielami akademickimi dotyczy on celów:
- udziału w szkoleniu,
- udziału w stażu,
- uczestnictwa w konferencji,
- w innym celu związanym z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych.
* Maksymalnie to okres właściwego celu wyjazdu podany przez organizatora +1 dzień na dojazd i +1 dzień na powrót w przypadku podróży kontynentalnych; +2 dni na dojazd i +2 dni na powrót w przypadku podróży międzykontynentalnych.
Jaki urlop mi przysługuje: płatny urlop szkoleniowy czy urlop bezpłatny?
Powyżej 30 dni udzielany jest zasadniczo urlop bezpłatny.
Po uzasadnieniu wniosku o urlop płatny na okres powyżej 30 dni, z poparciem Przełożonego, Prorektor ds. Strategii Rozwoju Uczelni może wyjątkowo wyrazić zgodę na taki urlop.
Zasady, sposób naliczania oraz wymogi dotyczące uzyskania urlopów szkoleniowych na czas wyjazdów zagranicznych zostały określone w Regulaminie wyjazdów za granicę obowiązującego na podstawie zarządzenia nr 133/XVI R/2022 Rektora Uniwersytetu Medycznego.
Czy mój wyjazd połączony z urlopem szkoleniowym może być finansowany z moich prywatnych środków?
Czy mój wyjazd może być finansowany przez organizatora wydarzenia, jednostkę goszczącą lub sponsora?
Dany składnik kosztu powinien być finansowany tylko raz.
Na podstawie rozporządzenia MPiPS z dnia 29 stycznia 2013 r. przy zapewnieniu wyżywienia przez stronę trzecią w przypadku delegacji zagranicznej - zagranicznego wyjazdu służbowego - pracodawca pokrywa 25% diety na czas wyjazdu ze środków podanego, zgodnego z celem projektu, zadania lub limitu.
Ile wynoszą diety zagraniczne w kraju, do którego wyjeżdżam?
Kalkulacji świadczeń można dokonać po pobraniu pliku zamieszczonego na dole zakładki Formularze.
Czy i jak mogę wnioskować o zwiększenie diety zagranicznej w kraju, do którego wyjeżdżam?
W przypadku świadczenia w związku z wyjazdem, np. stypendium, przekraczającego hipotetyczne diety, nie jest wykluczone naliczenie podatku, w zależności od oficjalnego statusu programu.
Jak obliczyć koszty diet zagranicznych na wyjazd?
Za każdą pełną dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości. Za niepełną dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w wysokości, jak następuje:
- do 8 godzin przysługuje 1/3 wysokości diety
- między 8 i 12 godzinami przysługuje 50% wysokości diety
- od 12 godzin przysługuje 100% diety
Wysokości diet zagranicznych z podziałem na poszczególne kraje są zawarte w załączniku do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Kalkulacji świadczeń można dokonać po pobraniu pliku zamieszczonego na dole zakładki Formularze.
Ile wynosi limit za nocleg w kraju, do którego wyjeżdżam?
Czy i jak mogę wnioskować o zwiększenie limitu za nocleg w kraju, do którego wyjeżdżam?
Ile wynosi stawka za kilometr przebiegu pojazdu potrzebna do rozliczenia kosztów przejazdu samochodem?
Osoby niebędące pracownikami a związane z UMW mogą - po uzyskaniu zgody na wyjazd - uzyskać finansowanie wg rachunków za paliwo zebranych w trakcie wyjazdu, ale nie więcej niż wg ww. zasad dotyczących pracowników (0,8 zł/km).
Jak obliczyć koszty ryczałtów na dojazd z/na lotnisko?
Ryczałt na dojazd z/na lotnisko równa się wysokości jednej pełnej diety zagranicznej.
Wysokości limitów diet zagranicznych z podziałem na poszczególne kraje są zawarte w załączniku do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Kalkulacji świadczeń można dokonać po pobraniu pliku zamieszczonego na dole zakładki Formularze.
Jak obliczyć koszty ryczałtów na dojazdy po mieście?
Ryczałt na dojazdy komunikacją miejską po mieście wynosi 10% wysokości limitu diety zagranicznej na każdą rozpoczętą dobę pobytu wyjeżdżającego za granicą.
Wysokości limitów diet zagranicznych z podziałem na poszczególne kraje są zawarte w załączniku do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Kalkulacji świadczeń można dokonać po pobraniu pliku zamieszczonego na dole zakładki Formularze.
Czy przysługuje mi refundacja kosztów zakwaterowania, kiedy nie posiadam faktury za nocleg?
Czy przysługuje mi refundacja kosztów przelotu, kiedy posiadam fakturę za bilety lotnicze wystawioną przez inne biuro podróży niż to, z którym uczelnia ma podpisaną umowę?
Czy przysługuje mi refundacja kosztów przelotu, kiedy posiadam fakturę za bilety lotnicze wystawioną bezpośrednio przez przewoźnika?
Opłata rejestracyjna: płatność wyłącznie kartą płatniczą – jaki dokument wypełnić i gdzie go złożyć?
Opłata rejestracyjna: płatność przelewem na podstawie faktury – jaki dokument wypełnić i gdzie go złożyć?
Opłata rejestracyjna: płatność przelewem ze środków prywatnych i refundacja – jaki dokument wypełnić i gdzie go złożyć?
Opłata za zakwaterowanie: płatność przelewem na podstawie faktury lub w formie przedpłaty – jaki dokument wypełnić i gdzie go złożyć?
Nie jestem pracownikiem UMW – jak poprawnie wskazać, w jaki sposób jestem związany z uczelnią, aby otrzymać zgodę na wyjazd zagraniczny?
Nie jestem pracownikiem UMW – czy mogę pobrać zaliczkę na koszty podróży i rozliczyć się z niej po powrocie?
Nie, osobie niebędącej pracownikiem Uniwersytetu Medycznego we Wrocławiu nie jest wypłacana zaliczka na koszty związane z wyjazdem za granicę.
Wyjeżdżający rozlicza się z pokrytych kosztów po powrocie z wyjazdu i wtedy otrzymuje refundację lub – jeśli podróżuje z inną osoba, będącą pracownikiem uczelni – osoba wyjeżdżająca razem z nim może pobrać zaliczkę na własną odpowiedzialność na koszty innej osoby wyjeżdżającej. Zaliczkobiorca jest zobowiązany do dostarczenia dokumentów po powrocie w celu rozliczenia zaliczki.
Nie jestem pracownikiem UMW – czy przysługują mi diety na podróż zagraniczną?
Zaliczka przelewem w walucie obcej – jaki wniosek wypełnić i gdzie go złożyć?
Jeśli wyjeżdżający chce pobrać zaliczkę przelewem na konto walutowe, musi wypełnić, podpisać i złożyć wniosek o pobranie zaliczki (załącznik nr 4 do Regulaminu wyjazdów za granicę, obowiązującego na podstawie zarządzenia nr 133/XVI R/2022 Rektora Uniwersytetu Medycznego) do Działu Współpracy Międzynarodowej w terminie co najmniej 14 dni przed dniem wyjazdu za granicę. W przypadku późnego terminu dostarczenia dokumentu, Dział Współpracy Międzynarodowej nie gwarantuje wypłaty zaliczki na czas.
We wniosku należy wskazać numer konta walutowego oraz podać nazwę banku, w którym to konto jest prowadzone.
Wyjeżdżający nie musi podawać przeliczenia kwoty zaliczki na złotówki. Tego przeliczenia dokonuje pracownik Sekcji Finansów.
W razie potrzeby, Dział Współpracy Międzynarodowej udziela informacji co do sposobu kalkulacji kosztów. Przed ostatecznym przekazaniem wniosku o zaliczkę do realizacji, DWM sprawdza, czy kalkulacja jest poprawna.
Zaliczka przelewem w PLN – jaki wniosek wypełnić i gdzie go złożyć?
Jeśli wyjeżdżający chce pobrać zaliczkę przelewem na konto złotówkowe, musi wypełnić, podpisać i złożyć wniosek o pobranie zaliczki (załącznik nr 4 do Regulaminu wyjazdów za granicę, obowiązującego na podstawie zarządzenia nr 133/XVI R/2022 Rektora Uniwersytetu Medycznego) do Działu Współpracy Międzynarodowej w terminie co najmniej 14 dni przed dniem wyjazdu za granicę. W przypadku późnego terminu dostarczenia dokumentu, Dział Współpracy Międzynarodowej nie gwarantuje wypłaty zaliczki na czas.
We wniosku należy wskazać numer konta walutowego oraz podać nazwę banku, w którym to konto jest prowadzone.
Wyjeżdżający nie musi podawać przeliczenia kwoty zaliczki na złotówki. Tego przeliczenia dokonuje pracownik Sekcji Finansów.
W razie potrzeby, Dział Współpracy Międzynarodowej udziela informacji co do sposobu kalkulacji kosztów. Przed ostatecznym przekazaniem wniosku o zaliczkę do realizacji, DWM sprawdza, czy kalkulacja jest poprawna.
Zaliczka w gotówce w walucie obcej – jaki wniosek wypełnić i gdzie go złożyć?
Jeśli wyjeżdżający chce pobrać zaliczkę w gotówce w walucie obcej, musi wypełnić, podpisać i złożyć wniosek o pobranie zaliczki (załącznik nr 3 do Regulaminu wyjazdów za granicę, obowiązującego na podstawie zarządzenia nr 133/XVI R/2022 Rektora Uniwersytetu Medycznego) do Działu Współpracy Międzynarodowej w terminie co najmniej 14 dni przed dniem wyjazdu za granicę. W przypadku późnego terminu dostarczenia dokumentu, Dział Współpracy Międzynarodowej nie gwarantuje wypłaty zaliczki na czas.
W razie potrzeby, Dział Współpracy Międzynarodowej udziela informacji co do sposobu kalkulacji kosztów. Przed ostatecznym przekazaniem wniosku o zaliczkę do realizacji, DWM sprawdza, czy kalkulacja jest poprawna.
Ostateczna kwota zaliczki jest zaokrąglana w dół z uwagi na problemy z uzyskaniem bilonu w niektórych siedzibach banku, w którym uczelnia ma prowadzone konto bankowe. Ewentualne różnice w należnościach wynikające z tego zaokrąglenia są redukowane podczas rozliczenia wyjazdu.
Czy muszę przeliczać wysokość zaliczki w walucie obcej na złotówki?
Wiza – jaki dokument wypełnić i gdzie złożyć?
Wnioski wizowe wraz z załącznikami wyjeżdżający składa bezpośrednio w biurze podróży Why Not Travel lub za pośrednictwem Działu Współpracy Międzynarodowej. Wyjeżdżający zapoznaje się z wymogami formalnymi dotyczącymi poszczególnych państw i samodzielnie wypełnia wniosek o przyznanie wizy (papierowo bądź online).
Na wyjeżdżającym również spoczywa odpowiedzialność za poprawność i kompletność wszystkich wymaganych elementów wniosku wizowego, w tym wymiary zdjęcia czy ważność dokumentu tożsamości.
Przewidywane rezultaty wyjazdu za granicę – jaki dokument wypełnić i gdzie złożyć?
Jeżeli długość wyjazdu za granicę przekracza 7 dni, wyjeżdżający jest zobowiązany do złożenia w Dziale Współpracy Międzynarodowej wypełniony formularz zawierający informacje na temat przewidywanych rezultatów tego wyjazdu (załącznik nr 11 do Regulaminu wyjazdów za granicę, obowiązującego na podstawie zarządzenia nr 133/XVI R/2022 Rektora Uniwersytetu Medycznego).
Formularz, o którym mowa, wyjeżdżający powinien złożyć jednocześnie podczas składania dokumentów związanych z wyjazdem za granicę. Brak ww. formularza wpłynie na brak udzielenia zgody na wyjazd przez Prorektora ds. Strategii Rozwoju Uczelni i wydłużenie procesu załatwienia sprawy.
Aktualnie ww. formularz jest dostępny na stronie pod "Wyjazdy zagraniczne / Formularze". Można także uzyskać go kontaktując się bezpośrednio z Działem Współpracy Międzynarodowej.
Sprawozdanie po zakończeniu wyjazdu za granicę – jaki dokument wypełnić i gdzie złożyć?
W ramach rozliczenia wyjazdu za granicę, który trwał powyżej 7 dni, wyjeżdżający jest zobowiązany do złożenia w Dziale Współpracy Międzynarodowej sprawozdania z rezultatów wyjazdu (załącznik nr 7 do Regulaminu wyjazdów za granicę, obowiązującego na podstawie zarządzenia nr 133/XVI R/2022 Rektora Uniwersytetu Medycznego).
Jeżeli wyjazd za granicę odbył się w ramach projektu, który przewiduje odrębne formy i zasady składania sprawozdań lub raportów (np. Erasmus+), wyjeżdżający zobowiązany jest do złożenia kopii takiego sprawozdania w ramach rozliczenia wyjazdu.
Sprawozdanie, o którym mowa dotyczy wszystkich wyjazdów trwających powyżej 7 dni.