Dział Zarządzania Dokumentacją

Kierownik Działu
mgr Maria Komorowska
tel.: 71 337 50 39, 695 653 678
e-mail: maria.komorowska@umw.edu.pl

Koordynator ds. czynności kancelaryjnych
mgr Magdalena Krystyniak
tel.: 71 337 38 93
e-mail: magdalena.krystyniak@umw.edu.pl

Specjalista ds. zarządzania dokumentacją (EZD)
mgr Beata Koziara
tel.: 71 346 14 89
e-mail: beata.koziara@umw.edu.pl

Kancelaria Ogólna:

Samodzielny referent
Anna Pasieczna-Kurz
tel.: 71 784 10 74-75
e-mail: anna.pasieczna@umw.edu.pl

Samodzielny referent
Katarzyna Mierzwińska
tel.: 71 784 10 74-75
e-mail: katarzyna.mierzwinska@umw.edu.pl

Samodzielny referent
mgr Joanna Podgórska
tel.: 71 784 10 74-75
e-mail: joanna.podgorska@umw.edu.pl

Archiwum Zakładowe:

Specjalista ds. archiwalnych
Beata Opala-Dąbrowska
tel.: 71 371 85 56
e-mail: beata.opala-dabrowska@umw.edu.pl

Samodzielny referent
Maja Tomanik
tel.: 71 346 13 58
e-mail: maja.tomanik@umw.edu.pl

Do podstawowych zadań Działu Zarządzania Dokumentacją należy:
1. Zapewnienie sprawnego obiegu dokumentacji wewnętrznej i zewnętrznej zarówno papierowej, jak i elektronicznej - zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną Uczelni.
2. Bieżący nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych w zakresie właściwej klasyfikacji i kwalifikacji akt oraz kompletowania akt spraw w Uczelni. Prowadzenie instruktaży i kontroli w tym zakresie.
3. Merytoryczny nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją. Prowadzenie szkoleń z obsługi systemu EZD oraz wspieranie użytkowników w pracy w systemie.
4. Opracowanie i aktualizacja instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego.
5. Administrowanie kontem instytucjonalnym Uczelni na platformach ePUAP, PEF oraz kontem eDoręczeń.
6. Dokumentowanie, ewidencjonowanie i przechowywanie materiałów i dokumentów zawierających informacje niejawne; uwierzytelnianie dokumentów niejawnych.

Do podstawowych zadań Kancelarii Ogólnej należy:
1. Przyjmowanie korespondencji wpływającej do Uniwersytetu (listów, paczek, przesyłek kurierskich, faksów).
2. Ewidencjonowanie i rozdział wpływającej do Uczelni korespondencji na poszczególne jednostki organizacyjne.
3.  Wysyłanie korespondencji (listów, paczek i przesyłek kurierskich) oraz opisywanie faktur za wykonane usługi pocztowe i kurierskie (potwierdzanie ilości wysłanej korespondencji)
4. Prowadzenie ewidencji przychodzącej i wysyłanej korespondencji.
5. Wysyłanie pism okólnych na organizacyjne adresy poczty elektronicznej.
6. Prowadzenie spraw dotyczących pieczątek (m.in. przyjmowanie zamówień, rejestracja, wydawanie, przyjmowanie pieczątek nieaktualnych i ich kasacja).
7. Opracowywanie rocznego rozdzielnika prasy dla jednostek organizacyjnych administracji.

Do podstawowych zadań Archiwum Zakładowego należy:
1. Prowadzenie całokształtu spraw związanych z Archiwum Zakładowym zgodnie z przepisami prawa i procedurami obowiązującymi w Uczelni.
2.Przyjmowanie uporządkowanej dokumentacji spraw zakończonych z poszczególnych jednostek organizacyjnych Uczelni oraz dokumentacji po jednostkach organizacyjnych, których działalność ustała, i które nie mają sukcesora zgodnie z obowiązującymi przepisami wewnętrznymi i zewnętrznymi.
3. Gromadzenie, przechowywanie i zabezpieczanie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie ewidencji w tym zakresie.
4. Prowadzenie skontrum dokumentacji pozostającej w zasobie Archiwum.
5. Udostępnianie przechowywanej dokumentacji dla celów służbowych i naukowych.
6. Monitorowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania już upłynął oraz nadzór nad czynnościami niszczenia.
7. Utrzymywanie kontaktów z Archiwum Państwowym nadzorującym Archiwum Zakładowe.

Zarządzenie nr 80/XVI R/2022 Rektora Uniwersytetu Medycznego we Wrocławiu z dnia 21 kwietnia 2022 r. wprowadzające Instrukcję Kancelaryjną Uniwersytetu Medycznego we Wrocławiu oraz zmieniające zarządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej, instrukcji o organizacji i zakresie działania Archiwum Zakładowego Akademii Medycznej we Wrocławiu

Zarządzenie nr 287/XVI R/2020 Rektora Uniwersytetu Medycznego we Wrocławiu z dnia 21 grudnia 2020 r. wprowadzające jednolity rzeczowy wykaz akt w Uniwersytecie Medycznym we
Wrocławiu oraz zmieniające zarządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej, instrukcji o organizacji i zakresie działania Archiwum Zakładowego Akademii Medycznej we Wrocławiu i jednolitego rzeczowego wykazu akt

Zarządzenie nr 295/XVI R/2021 Rektora Uniwersytetu Medycznego we Wrocławiu z dnia 29 grudnia 2021 r. w sprawie wdrożenia systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją

Zarządzenie nr 5/ZD/2021 Dyrektora Generalnego Uniwersytetu Medycznego we Wrocławiu z dnia 28 października 2021 r. w sprawie powołania Zespołu ds. wdrożenia systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją w Uniwersytecie Medycznym im. Piastów Śląskich we Wrocławiu 

Zarządzenie nr 10/ZK/2018 Kanclerza Uniwersytetu Medycznego we Wrocławiu z dnia 26 lipca 2018 r. w sprawie zasad korzystania z usług kurierskich w Uniwersytecie Medycznym we Wrocławiu

Zarządzenie nr 7/ZK/2018 Kanclerza Uniwersytetu Medycznego we Wrocławiu z dnia 23 maja 2018 r. w sprawie przyznawania pracownikom biletów MPK do realizacji celów służbowych

Zarządzenie nr 14/ZK/2012 Kanclerza Akademii Medycznej we Wrocławiu z dnia 1 sierpnia 2012 r. w sprawie trybu zamawiania, wydawania i kasacji pieczęci i stempli oraz ich ewidencjonowania

Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt

Instrukcja Kancelaryjna

Elektroniczne doręczenia to regulowany ustawą z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych, sposób doręczania przesyłek wymagających potwierdzenia nadania lub odbioru z wykorzystaniem publicznej usługi doręczenie elektronicznego (PURDE) oraz publicznej usługi hybrydowej (PUH).

Od 1 stycznia 2025 r. Uniwersytet Medyczny we Wrocławiu jest zobowiązany do posiadania i wykorzystywania adresu do doręczeń elektronicznych. Usługa e-Doręczeń zostanie zintegrowana z systemem EZD. Każdy użytkownik systemu EZD będzie posiadał uprawnienie, aby zarejestrować i wysłać przesyłkę, w wybranym trybie, za pośrednictwem modułu e-Doręczeń.

Akty prawne:

• Ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych
• Komunikat Ministra Cyfryzacji z dnia 12 lipca 2024 r. zmieniający komunikat w sprawie określenia terminu wdrożenia

PURDE - Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego - doręczenie pisma w formie elektronicznej na adres do doręczeń elektronicznych odbiorcy, zapewniające elektroniczne dowody wysłania i otrzymania korespondencji.
PUH - Publiczna Usługa Hybrydowa - usługa pocztowa polegająca na nadaniu korespondencji w formie elektronicznej, a następnie przekształceniu jej na formę papierową, w której doręczana jest adresatowi, który nie posiada adresu do doręczeń elektronicznych.
ADE - Adres do Doręczeń Elektronicznych - adres nadany podmiotowi/osobie fizycznej, służący do wysyłania i odbierania przesyłek za pośrednictwem e-Doręczeń.
BAE - Baza Adresów Elektronicznych - publiczny rejestr prowadzony i zarządzany przez ministra właściwego ds. informatyzacji, w którym gromadzone są adresy do doręczeń elektronicznych.

Nie stosuje się doręczenia z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej w przypadku:

1. doręczania korespondencji: zawierającej informacje niejawne, w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz w konkursie prowadzonych na podstawie ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych,  w postępowaniu o zawarcie umowy koncesji prowadzonym na podstawie ustawy z dnia 21 października 2016 r. o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi, jeżeli przepisy odrębne przewidują wnoszenie lub doręczanie korespondencji z wykorzystaniem innych niż adres do doręczeń elektronicznych rozwiązań techniczno-organizacyjnych, w szczególności na konta w systemach teleinformatycznych obsługujących postępowania sądowe lub do repozytoriów dokumentów;
2. wymiany danych z systemami teleinformatycznymi za pomocą usług sieciowych;
3. gdy adresat wnosi o doręczenie oryginału dokumentu sporządzonego pierwotnie w postaci papierowej;
4. gdy korespondencja nie może być doręczona na adres do doręczeń elektronicznych albo z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej ze względu na: brak możliwości sporządzenia i przekazania dokumentu w postaci elektronicznej wynikający z przepisów odrębnych, brak możliwości wykorzystania publicznej usługi hybrydowej wynikający z przepisów odrębnych, konieczność doręczenia niepodlegającego przekształceniu dokumentu utrwalonego w postaci innej niż elektroniczna lub rzeczy, ważny interes publiczny, w szczególności bezpieczeństwo państwa, obronność lub porządek publiczny, ograniczenia techniczno-organizacyjne wynikające z objętości korespondencji oraz inne przyczyny mające charakter techniczny;
5. gdy przepisy odrębne przewidują możliwość dokonywania doręczeń z wykorzystaniem także sposobów innych niż publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publiczna usługa hybrydowa, w szczególności przy pomocy swoich pracowników, a nadawca w konkretnych okolicznościach uzna inny sposób doręczenia za bardziej efektywny.

UWAGA - do dnia 31 grudnia 2025 r. obowiązku doręczenia korespondencji z wykorzystaniem PURDE lub PUH nie stosuje się w przypadku, gdy korespondencja nie może być doręczona na adres do doręczeń elektronicznych albo z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej ze względu na przesłanki organizacyjne. Istnienie przesłanek organizacyjnych ocenia nadawca.