Samorząd Studentów i organizacje studenckie - FAQ

1. DROGA DO WIEDZY

Jeżeli masz wątpliwości, pytania skontaktuj się z pracownikiem Działu Spraw Studenckich zajmującym się obsługą organizacji studenckich.

https://www.umw.edu.pl/pl/informacje-ogolne-dla-studentow/kontakt

2. WNIOSKI O DOFINANSOWANIE

Jeżeli potrzebujesz sfinansować dany wydatek (wydarzenie, zakup, wydruk, udział w konferencji) a Twoja organizacja/stowarzyszenie nie otrzymała lub wykorzystała swoje środki to napisz pismo skierowane do dysponenta innych środków (Samorządu Studentów, Prorektora ds. Studentów i Dydaktyki), w którym zawarte będą szczegółowe informacje dotyczące tego wydatku (określenie wydatku, termin, data, miejsce, ilość uczestników,koszty itp.) należy złożyć u pracownika Działu Spraw Studenckich, który zajmuje się obsługą organizacji studenckich.

Jeżeli chcesz sfinansować publikację wypełnij i dostarcz do pracownika Działu Spraw Studenckich, który zajmuje się obsługą organizacji studenckich, załącznik nr 21, znajdziesz go pod tym linkiem:

https://www.umw.edu.pl/pl/informacje-ogolne-dla-studentow/akty-prawne-1

3. REALIZACJA PŁATNOŚCI – usługi/dostawy/wydatki inne niż te, na które Uczelnia ma zawarte umowy tj.: usługi poligraficzne, usługi cateringowe, zakupy realizowane przez Dział Zakupów, materiały promocyjne, zakup książek

Jeżeli dany wydatek ma zostać sfinansowany przez Uczelnię musi spełniać poniższe wymogi:

- opłacany jest na podstawie faktury VAT, której nabywcą jest Uczelnia;

- faktura powinna być opłacana przelewem z minimum 14 dniowym terminem płatności;

- faktura w wersji elektronicznej może zostać przesłana mailem do pracownika Działu Spraw Studenckich, który zajmuje się obsługą organizacji studenckich nie później niż maksymalnie 7 dni przez upływem terminu płatności;

- faktura w wersji papierowej musi zostać dostarczona w formie papierowej do pracownika Działu Spraw Studenckich, który zajmuje się obsługą organizacji studenckich nie później niż maksymalnie 7 dni przez upływem terminu płatności;

- wskazane źródło finansowania – wraz z dostarczeniem faktury wskaż źródło finansowania, jeżeli jest to preliminarz wskaż też pozycję z preliminarza.

4. REFUNDACJE

Refundacji podlegają jedynie bilety za usługi komunikacyjne drugą klasą (pociąg, autobus) w przypadku potrzeby dojazdu np. na konferencję, zawody.

5. USŁUGI POLIGRAFICZNE Jeżeli potrzebujesz zamówić wydruk, plakat, ulotkę lub inne materiały należy skorzystać z firmy, z którą Uczelnia ma podpisaną umowę. Procedurę znajdziesz tutaj:

https://www.umw.edu.pl/pl/informacje-ogolne-dla-studentow/dzialalnosc-o… 

Jeżeli zrealizujesz usługę z inną firmą niż, z tą z którą Uczelnia ma podpisaną umowę faktura za tą usługę nie będzie mogła zostać opłacona przez Uczelnię.

6. USŁUGI CATERINGOWE

Jeżeli potrzebujesz catering na wydarzenie należy skorzystać z firmy, z którą Uczelnia ma podpisaną umowę. Procedurę znajdziesz tutaj:

https://www.umw.edu.pl/pl/informacje-ogolne-dla-studentow/dzialalnosc-organizacji-i-stowarzyszen

Jeżeli zrealizujesz usługę z inną firmą niż, z tą z którą Uczelnia ma podpisaną umowę faktura za tą usługę nie będzie mogła zostać opłacona przez Uczelnię.

7. ZAKUPY

Jeżeli potrzebujesz zamówić materiały biurowe, spożywcze, odczynniki czy inne przedmioty  niezbędne do działalności Twojej organizacji, należy wypełnić dany formularz (link poniżej) i złożyć go u pracownika Działu Spraw Studenckich, który zajmuje się obsługą organizacji studenckich. Realizacja zakupów odbywa się jedynie przez Dział Zakupów UMW. 

Jeżeli zrealizujesz zakupy w inny sposób niż przez Dział Zakupów UMW faktura za dany zakup nie będzie mogła zostać opłacona przez Uczelnię.

Zamawiając odczynniki skorzystaj ze spisu odczynników, link poniżej:

https://www.umw.edu.pl/pl/informacje-ogolne-dla-studentow/dzialalnosc-o…

Formularze do Działu Zakupów: https://www.umw.edu.pl/pl/jednostki/dzial-zakupow

8. ZAMÓWIENIA MATERIAŁÓW PROMOCYJNYCH

Jeżeli potrzebujesz zamówić materiały promocyjne skorzystaj z tej procedury:

https://www.umw.edu.pl/pl/informacje-ogolne-dla-studentow/dzialalnosc-organizacji-i-stowarzyszen

Jeżeli zrealizujesz usługę z inną firmą niż, z tą z którą ma Uczelnia podpisaną umowę faktura za usługę nie będzie mogła zostać opłacona przez Uczelnię.

9. ZAKUP KSIĄŻEK

Jeżeli potrzebujesz zakupić książki np. w ramach nagrody w konkursie skorzystaj z tej procedury:

https://www.umw.edu.pl/pl/informacje-ogolne-dla-studentow/dzialalnosc-organizacji-i-stowarzyszen

Jeżeli zrealizujesz usługę z inną firmą niż, z tą z którą ma Uczelnia podpisaną umowę faktura za  zakup nie będzie mogła zostać opłacona przez Uczelnię.

10. TŁUMACZENIA NA JĘZYK OBCY

Jeżeli chcesz wykonać tłumaczenie publikacji, artykułu, regulaminu czy innego dokumentu skontaktuj się z pracownikiem Działu Spraw Studenckich zajmującym się obsługą organizacji studenckich w celu złożenia zlecenia do wykonawcy usługi tłumaczeń, z którym Uniwersytet Medyczny ma podpisaną umowę. Jeżeli zrealizujesz usługę z inną firmą niż, z tą z którą ma Uczelnia podpisaną umowę faktury za wykonanie usługi nie będą mogły zostać opłacone przez Uczelnię.

11. PATRONAT

Jeżeli chcesz aby Twoje wydarzenie było objęte patronatem honorowym, należy wypełnić wniosek i złożyć ten wniosek najlepiej z miesięcznym wyprzedzeniem do pracownika Działu Spraw Studenckich zajmującym się obsługą organizacji studenckich.

Wniosek znajdziesz w linku poniżej:

https://www.umw.edu.pl/pl/zarzadzenia/zarzadzenia-rektora/2023/nr-7xvi-…

12. REZERWACJA SALI NA WYDARZENIE

Jeżeli potrzebujesz salę na wydarzenie Twojej organizacji, skontaktuj się z pracownikiem Działu Spraw Studenckich zajmującym się obsługą organizacji studenckich.

13. ORGANIZACJA KONKURSU

Jeżeli organizujesz konkurs pamiętaj aby stworzyć do niego regulamin. Jeżeli na konkursie będą rozdawane nagrody, należy sporządzić protokół z wręczenia nagród.

Wzór regulaminu znajdziesz tutaj (przewiń stronę na sam dół): 

https://www.umw.edu.pl/pl/informacje-ogolne-dla-studentow/dzialalnosc-o…

14. ORGANIZACJA KONFERENCJI

Jeżeli organizujesz konferencję zapoznaj się z poniższymi radami:

- zgoda - każda konferencja wymaga zgody Prorektor ds. Studentów i Dydaktyki, wniosek o organizację wydarzenia należy złożyć do pracownika Działu Spraw Studenckich zajmującego się obsługą organizacji studenckich;

- stoiska sponsorskie są płatne - firmy, które będą chciały mieć swoje stoiska podczas konferencji muszą ponieść opłatę w wysokości 150,00 zł netto;

- konto do wpłat uczestników - w sprawie wskazania konta skontaktuj się z pracownikiem Działu Spraw Studenckich zajmującym się obsługą organizacji studenckich;

- koszty od wpłat uczestników - suma wpłat uczestników nie będzie stanowić kwoty do wydania, ponieważ ujęte w nich będą koszty pośrednie, dodatkowo należy pamiętać, że wykorzystanie środków z wpłat uczestników musi być zgodne z przyjętymi procedurami na Uczelni;

- dokumenty - należy sporządzić: kosztorys, który stanowić powinien załącznik do pisma do Prorektor ds. Studentów i Dydaktyki o wyrażenie zgody; regulamin konferencji (w przypadku pobierania opłat regulamin musi zawierać informację o zwrotach opłat); formularz zapisów na konferencję (z obowiązkowym podaniem danych do wystawienia faktury.