Wyjazdy zagraniczne - FAQ
Czy przysługuje mi urlop szkoleniowy na czas wyjazdu zagranicznego?
Urlop szkoleniowy płatny bądź bezpłatny przysługuje wyjeżdżającemu będącemu pracownikiem Uniwersytetu Medycznego na czas wyjazdu zagranicznego, z uwzględnieniem dni podróży*
Wyjazdy, w ramach których urlop szkoleniowy nie przysługuje:
- reprezentowanie Uniwersytetu podczas zagranicznych uroczystości, spotkań, zebrań czy zgromadzeń, w szczególności pełnienie tych czynności przez władze uczelni i osoby występujące w imieniu władz,
- prowadzenie badań naukowych w ramach projektów (np. wyjazd badawczy, wyjazd konsultacyjny, badanie pilotażowe/wstępne),
- udział w stażu naukowym w ramach projektu,
- realizacja wymiany ogólnouczelnianej,
- udział w spotkaniu roboczym,
- realizacja innych zadań poleconych przez pracodawcę.
*1 dzień na dojazd i 1 dzień na powrót w przypadku podróży kontynentalnych; 2 dni na dojazd i 2 dni na powrót w przypadku podróży międzykontynentalnych.
Jaki urlop mi przysługuje: płatny urlop szkoleniowy czy urlop bezpłatny?
Czy czynny udział w konferencji/kongresie może być finansowany z moich prywatnych środków?
Ile wynosi limit diet zagranicznych w kraju, do którego wyjeżdżam?
Czy i jak mogę wnioskować o zwiększenie limitu na dietę zagraniczną w kraju, do którego wyjeżdżam?
Jak obliczyć koszty diet zagranicznych na wyjazd?
Za każdą pełną dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości. Za niepełną dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w wysokości, jak następuje:
- do 8 godzin przysługuje 30% wysokości diety
- między 8 i 12 godzinami przysługuje 50% wysokości diety
- od 12 godzin przysługuje 100% diety
Wysokości limitów diet zagranicznych z podziałem na poszczególne kraje są zawarte w załączniku do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Ile wynosi limit za nocleg w kraju, do którego wyjeżdżam?
Czy i jak mogę wnioskować o zwiększenie limitu za nocleg w kraju, do którego wyjeżdżam?
Ile wynosi stawka za kilometr przebiegu pojazdu potrzebna do rozliczenia kosztów przejazdu samochodem?
Jak obliczyć koszty ryczałtów na dojazd z/na lotnisko?
Ryczałt na dojazd z/na lotnisko równa się wysokości jednej pełnej diety zagranicznej.
Wysokości limitów diet zagranicznych z podziałem na poszczególne kraje są zawarte w załączniku do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Jak obliczyć koszty ryczałtów na dojazdy po mieście?
Ryczałt na dojazdy komunikacją miejską po mieście wynosi 10% wysokości limitu diety zagranicznej na każdy dzień pobytu wyjeżdżającego w mieście za granicą.
Wysokości limitów diet zagranicznych z podziałem na poszczególne kraje są zawarte w załączniku do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Czy przysługuje mi refundacja kosztów zakwaterowania, kiedy nie posiadam faktury za nocleg?
Czy przysługuje mi refundacja kosztów przelotu, kiedy posiadam fakturę za bilety lotnicze wystawioną przez inne biuro podróży niż to, z którym uczelnia ma podpisaną umowę?
Czy przysługuje mi refundacja kosztów przelotu, kiedy posiadam fakturę za bilety lotnicze wystawioną bezpośrednio przez przewoźnika?
Opłata rejestracyjna: płatność wyłącznie kartą płatniczą – jaki dokument wypełnić i gdzie go złożyć?
Opłata rejestracyjna: płatność przelewem na podstawie faktury – jaki dokument wypełnić i gdzie go złożyć?
Opłata rejestracyjna: płatność przelewem ze środków prywatnych i refundacja – jaki dokument wypełnić i gdzie go złożyć?
Opłata za zakwaterowanie: płatność przelewem na podstawie faktury lub w formie przedpłaty – jaki dokument wypełnić i gdzie go złożyć?
Nie jestem pracownikiem UMW – jak poprawnie wskazać, w jaki sposób jestem związany z uczelnią, aby otrzymać zgodę na wyjazd zagraniczny?
Nie jestem pracownikiem UMW – czy mogę pobrać zaliczkę na koszty podróży i rozliczyć się z niej po powrocie?
Nie, osobie niebędącej pracownikiem Uniwersytetu Medycznego we Wrocławiu nie jest wypłaca zaliczka na koszty związane z wyjazdem za granicę.
Wyjeżdżający rozlicza się z pokrytych kosztów po powrocie z wyjazdu i wtedy otrzymuje refundację lub – jeśli podróżuje z inną osoba, będącą pracownikiem uczelni – osoba wyjeżdżająca razem z nim może pobrać zaliczkę na siebie w imieniu wyjeżdżającego.
Nie jestem pracownikiem UMW – czy przysługują mi diety na podróż zagraniczną?
Zaliczka przelewem w walucie obcej – jaki wniosek wypełnić i gdzie go złożyć?
Jeśli wyjeżdżający chce pobrać zaliczkę przelewem na konto walutowe, musi wypełnić, podpisać i złożyć wniosek o pobranie zaliczki (załącznik nr 4 do Regulaminu wyjazdów za granicę, obowiązującego na podstawie zarządzenia nr 133/XVI R/2022 Rektora Uniwersytetu Medycznego) do Działu Współpracy Międzynarodowej w terminie co najmniej 14 dni przed dniem wyjazdu za granicę. W przypadku późnego terminu dostarczenia dokumentu, Dział Współpracy Międzynarodowej nie gwarantuje wypłaty zaliczki na czas.
We wniosku należy wskazać numer konta walutowego oraz podać nazwę banku, w którym to konto jest prowadzone.
Wyjeżdżający nie musi podawać przeliczenia kwoty zaliczki na złotówki. Tego przeliczenia dokonuje pracownik Sekcji Finansów.
W razie potrzeby, Dział Współpracy Międzynarodowej udziela informacji co do sposobu kalkulacji kosztów. Przed ostatecznym przekazaniem wniosku o zaliczkę do realizacji, DWM sprawdza, czy kalkulacja jest poprawna.
Zaliczka przelewem w PLN – jaki wniosek wypełnić i gdzie go złożyć?
Jeśli wyjeżdżający chce pobrać zaliczkę przelewem na konto złotówkowe, musi wypełnić, podpisać i złożyć wniosek o pobranie zaliczki (załącznik nr 4 do Regulaminu wyjazdów za granicę, obowiązującego na podstawie zarządzenia nr 133/XVI R/2022 Rektora Uniwersytetu Medycznego) do Działu Współpracy Międzynarodowej w terminie co najmniej 14 dni przed dniem wyjazdu za granicę. W przypadku późnego terminu dostarczenia dokumentu, Dział Współpracy Międzynarodowej nie gwarantuje wypłaty zaliczki na czas.
We wniosku należy wskazać numer konta walutowego oraz podać nazwę banku, w którym to konto jest prowadzone.
Wyjeżdżający nie musi podawać przeliczenia kwoty zaliczki na złotówki. Tego przeliczenia dokonuje pracownik Sekcji Finansów.
W razie potrzeby, Dział Współpracy Międzynarodowej udziela informacji co do sposobu kalkulacji kosztów. Przed ostatecznym przekazaniem wniosku o zaliczkę do realizacji, DWM sprawdza, czy kalkulacja jest poprawna.
Zaliczka w gotówce w walucie obcej – jaki wniosek wypełnić i gdzie go złożyć?
Jeśli wyjeżdżający chce pobrać zaliczkę w gotówce w walucie obcej, musi wypełnić, podpisać i złożyć wniosek o pobranie zaliczki (załącznik nr 3 do Regulaminu wyjazdów za granicę, obowiązującego na podstawie zarządzenia nr 133/XVI R/2022 Rektora Uniwersytetu Medycznego) do Działu Współpracy Międzynarodowej w terminie co najmniej 14 dni przed dniem wyjazdu za granicę. W przypadku późnego terminu dostarczenia dokumentu, Dział Współpracy Międzynarodowej nie gwarantuje wypłaty zaliczki na czas.
W razie potrzeby, Dział Współpracy Międzynarodowej udziela informacji co do sposobu kalkulacji kosztów. Przed ostatecznym przekazaniem wniosku o zaliczkę do realizacji, DWM sprawdza, czy kalkulacja jest poprawna.
Ostateczna kwota zaliczki jest zaokrąglana w dół z uwagi na problemy z uzyskaniem bilonu w niektórych siedzibach banku, w którym uczelnia ma prowadzone konto bankowe. Ewentualne różnice w należnościach wynikające z tego zaokrąglenia są redukowane podczas rozliczenia wyjazdu.
Czy muszę przeliczać wysokość zaliczki w walucie obcej na złotówki?
Wiza – jaki dokument wypełnić i gdzie złożyć?
Wnioski wizowe wraz z załącznikami wyjeżdżający składa bezpośrednio w biurze podróży Why Not Travel lub za pośrednictwem Działu Współpracy Międzynarodowej. Wyjeżdżający zapoznaje się z wymogami formalnymi dotyczącymi poszczególnych państw i samodzielnie wypełnia wniosek o przyznanie wizy (papierowo bądź online).
Na wyjeżdżającym również spoczywa odpowiedzialność za poprawność i kompletność wszystkich wymaganych elementów wniosku wizowego, w tym wymiary zdjęcia czy ważność dokumentu tożsamości.
Prognozowane rezultaty wyjazdu za granicę – jaki dokument wypełnić i gdzie złożyć?
Jeżeli długość wyjazdu za granicę przekracza 7 dni, wyjeżdżający jest zobowiązany do złożenia w Dziale Współpracy Międzynarodowej wypełniony formularz zawierający informacje na temat przewidywanych rezultatów tego wyjazdu (załącznik nr 11 do Regulaminu wyjazdów za granicę, obowiązującego na podstawie zarządzenia nr 133/XVI R/2022 Rektora Uniwersytetu Medycznego).
Formularz, o którym mowa, wyjeżdżający powinien złożyć jednocześnie podczas składania dokumentów związanych z wyjazdem za granicę. Brak ww. formularza wpłynie na brak udzielenia zgody na wyjazd przez Prorektora ds. Strategii Rozwoju Uczelni i wydłużenie procesu załatwienia sprawy.
Aktualnie ww. formularz można uzyskać kontaktując się bezpośrednio z Działem Współpracy Międzynarodowej.
Sprawozdanie po zakończeniu wyjazdu za granicę – jaki dokument wypełnić i gdzie złożyć?
W ramach rozliczenia wyjazdu za granicę, który trwał powyżej 7 dni, wyjeżdżający jest zobowiązany do złożenia w Dziale Współpracy Międzynarodowej sprawozdania z rezultatów wyjazdu (załącznik nr 7 do Regulaminu wyjazdów za granicę, obowiązującego na podstawie zarządzenia nr 133/XVI R/2022 Rektora Uniwersytetu Medycznego).
Jeżeli wyjazd za granicę odbył się w ramach projektu, który przewiduje odrębne formy i zasady składania sprawozdań lub raportów (np. Erasmus+), wyjeżdżający zobowiązany jest do złożenia kopii takiego sprawozdania w ramach rozliczenia wyjazdu.
Sprawozdanie, o którym mowa dotyczy wszystkich wyjazdów trwających powyżej 7 dni.