Wyjazdy zagraniczne - FAQ | Uniwersytet Medyczny im. Piastów Śląskich we Wrocławiu

Poczta pracownicza

Książka adresowa

FAQ - odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące wyjazdów za granicę

Czy przysługuje mi urlop szkoleniowy na czas wyjazdu zagranicznego?

Urlop szkoleniowy płatny bądź bezpłatny przysługuje wyjeżdżającemu będącemu pracownikiem Uniwersytetu Medycznego na czas wyjazdu zagranicznego, z uwzględnieniem dni podróży*

Wyjazdy, w ramach których urlop szkoleniowy nie przysługuje:

reprezentowanie Uniwersytetu podczas zagranicznych uroczystości, spotkań, zebrań czy zgromadzeń, w szczególności pełnienie tych czynności przez władze uczelni i osoby występujące w imieniu władz,
prowadzenie badań naukowych w ramach projektów (np. wyjazd badawczy, wyjazd konsultacyjny, badanie pilotażowe/wstępne),
udział w stażu naukowym w ramach projektu,
realizacja wymiany ogólnouczelnianej,
udział w spotkaniu roboczym,
realizacja innych zadań poleconych przez pracodawcę.

*1 dzień na dojazd i 1 dzień na powrót w przypadku podróży kontynentalnych; 2 dni na dojazd i 2 dni na powrót w przypadku podróży międzykontynentalnych.

Jaki urlop mi przysługuje: płatny urlop szkoleniowy czy urlop bezpłatny?

Zasady, sposób naliczania oraz wymogi dotyczące uzyskania urlopów szkoleniowych na czas wyjazdów zagranicznych zostały określone w Regulaminie wyjazdów za granicę obowiązującego na podstawie zarządzenia nr 133/XVI R/2022 Rektora Uniwersytetu Medycznego.

Czy czynny udział w konferencji/kongresie może być finansowany z moich prywatnych środków?

Zgodnie z treścią Regulaminu wyjazdów za granicę czynny udział w konferencji/kongresie może być finansowany ze środków prywatnych wyjeżdżającego. W takim przypadku wyjeżdżający w kwestionariuszu na wyjazd wskazuje „inny” charakter wyjazdu wraz z informacją określającą formę udziału w wyjeździe.

Ile wynoszą diety zagraniczne w kraju, do którego wyjeżdżam?

Wysokości diet zagranicznych z podziałem na poszczególne kraje są zawarte w załączniku do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Czy i jak mogę wnioskować o zwiększenie diety zagranicznej w kraju, do którego wyjeżdżam?

Nie, wyjeżdżający nie może wnioskować o zwiększenie diety zagranicznej.

Jak obliczyć koszty diet zagranicznych na wyjazd?

Za każdą pełną dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości. Za niepełną dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w wysokości, jak następuje:

do 8 godzin przysługuje 30% wysokości diety
między 8 i 12 godzinami przysługuje 50% wysokości diety
od 12 godzin przysługuje 100% diety

Wysokości limitów diet zagranicznych z podziałem na poszczególne kraje są zawarte w załączniku do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Ile wynosi limit za nocleg w kraju, do którego wyjeżdżam?

Wysokości limitów za nocleg z podziałem na poszczególne kraje są zawarte w załączniku do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Czy i jak mogę wnioskować o zwiększenie limitu za nocleg w kraju, do którego wyjeżdżam?

Wyjeżdżający może zwrócić się pisemnie do Prorektora ds. Strategii Rozwoju Uczelni z prośbą i uzasadnieniem zwiększenia limitu za nocleg w kraju, do którego chce podróżować. W takich sytuacjach decyzja o przyznaniu bądź odmowie zwiększenia limitu należy do ww. Prorektora i wyłącznie na jej podstawie wyjeżdżający może się ubiegać o pokrycie kosztów noclegu o zwiększonym limicie. Pismo, o którym mowa, należy złożyć w Dziale Współpracy Międzynarodowej.

Ile wynosi stawka za kilometr przebiegu pojazdu potrzebna do rozliczenia kosztów przejazdu samochodem?

Stawka za 1 kilometr przebiegu pojazdu wynosi 0,80 zł i wynika z treści Regulaminu wyjazdów za granicę i regulacji wynikających z obowiązującego Zarządzenie nr 138/XVI R/2023 Rektora Uniwersytetu Medycznego we Wrocławiu w sprawie zasad rozliczania delegacji krajowych.

Jak obliczyć koszty ryczałtów na dojazd z/na lotnisko?

Ryczałt na dojazd z/na lotnisko równa się wysokości jednej pełnej diety zagranicznej.

Jak obliczyć koszty ryczałtów na dojazdy po mieście?

Ryczałt na dojazdy komunikacją miejską po mieście wynosi 10% wysokości limitu diety zagranicznej na każdy dzień pobytu wyjeżdżającego w mieście za granicą.

Czy przysługuje mi refundacja kosztów zakwaterowania, kiedy nie posiadam faktury za nocleg?

W przypadku, gdy wyjeżdżający nie przedstawi w ramach rozliczenia faktury za nocleg podczas wyjazdu zagranicznego, przysługuje mu refundacja kosztów tego noclegu w wysokości 25% limitu za nocleg, zgodnie z wysokościami limitów zawartymi w załączniku do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Czy przysługuje mi refundacja kosztów przelotu, kiedy posiadam fakturę za bilety lotnicze wystawioną przez inne biuro podróży niż to, z którym uczelnia ma podpisaną umowę?

Nie, refundacja kosztów zakupu biletu lotniczego na podstawie faktury wystawionej przez inne biuro podróży niż to, z którym uczelnia ma podpisaną umowę nie jest możliwa.

Czy przysługuje mi refundacja kosztów przelotu, kiedy posiadam fakturę za bilety lotnicze wystawioną bezpośrednio przez przewoźnika?

Nie, refundacja kosztów zakupu biletu lotniczego na podstawie faktury wystawionej bezpośrednio przez przewoźnika nie jest możliwa.

Opłata rejestracyjna: płatność wyłącznie kartą płatniczą – jaki dokument wypełnić i gdzie go złożyć?

Należy udokumentować, że nie jest możliwa płatność przelewem oraz wypełnić Zlecenie operacji bankowej (załącznik nr 2 do Regulaminu wyjazdów za granicę, obowiązującego na podstawie zarządzenia nr 133/XVI R/2022 Rektora Uniwersytetu Medycznego) i złożyć w oryginale w Dziale Współpracy Międzynarodowej w terminie co najmniej 14 dni roboczych przed ostatecznym dniem dokonania płatności. W przypadku późnego terminu dostarczenia dokumentu, Dział Współpracy Międzynarodowej nie gwarantuje realizacji płatności na czas.

Opłata rejestracyjna: płatność przelewem na podstawie faktury – jaki dokument wypełnić i gdzie go złożyć?

Należy wypełnić Zlecenie operacji bankowej (załącznik nr 2 do Regulaminu wyjazdów za granicę, obowiązującego na podstawie zarządzenia nr 133/XVI R/2022 Rektora Uniwersytetu Medycznego) i złożyć w oryginale w Dziale Współpracy Międzynarodowej w terminie co najmniej 14 dni roboczych przed ostatecznym dniem dokonania płatności. W przypadku późnego terminu dostarczenia dokumentu, Dział Współpracy Międzynarodowej nie gwarantuje realizacji płatności na czas.

Opłata rejestracyjna: płatność przelewem ze środków prywatnych i refundacja – jaki dokument wypełnić i gdzie go złożyć?

Należy dostarczyć opisaną i podpisaną fakturę za dokonaną opłatę rejestracyjną, wystawioną na Uniwersytet (dane do faktury znajdują się w zakładce Wyjazdy zagraniczne | Procedura – przed wyjazdem). Do faktury należy dołączyć potwierdzenie płatności, np. potwierdzenie przelewu wygenerowane z konta bankowego. Na fakturze należy wskazać numer konta bankowego, na który refundacja ma zostać dokonana. Faktury wystawione na błędne dane będą zwracane do wyjeżdżającego celem korekty, co wydłuży proces refundacji poniesionych środków, dlatego wyjeżdżający są proszeni i dokładne sprawdzanie danych na dokumentach finansowych przed przekazaniem ich do Działu Współpracy Międzynarodowej.

Opłata za zakwaterowanie: płatność przelewem na podstawie faktury lub w formie przedpłaty – jaki dokument wypełnić i gdzie go złożyć?

Należy wypełnić Zlecenie operacji bankowej (załącznik nr 2 do Regulaminu wyjazdów za granicę, obowiązującego na podstawie zarządzenia nr 133/XVI R/2022 Rektora Uniwersytetu Medycznego) i złożyć w oryginale w Dziale Współpracy Międzynarodowej w terminie co najmniej 14 dni przed ostatecznym dniem dokonania płatności. W przypadku późnego terminu dostarczenia dokumentu, Dział Współpracy Międzynarodowej nie gwarantuje realizacji płatności na czas. W przypadku przedpłat, wyjeżdżający jest zobowiązany do dostarczenia oryginału faktury za nocleg po powrocie z podróży.

Nie jestem pracownikiem UMW – jak poprawnie wskazać, w jaki sposób jestem związany z uczelnią, aby otrzymać zgodę na wyjazd zagraniczny?

Osoba niebędąca pracownikiem uczelni musi uzyskać pełną zgodę na finansowanie wyjazdu za granicę ze środków Uniwersytetu. Aby to umożliwić, powinna poprawnie i jasno wskazać we wniosku dla osoby niebędącej pracownikiem uczelni (załącznik nr 8 do Regulaminu wyjazdów za granicę, obowiązującego na podstawie zarządzenia nr 133/XVI R/2022 Rektora Uniwersytetu Medycznego) swoje powiązanie z jednostką, z którą współpracuje i realizuje swoją podróż. Wnioski z błędami bądź niekompletne będą zwracane do wyjeżdżającego celem korekty. Możliwe są przede wszystkim następujące rodzaje statusu: student UMW, uczestnik Szkoły Doktorskiej UMW, zleceniobiorca UMW, wykonawca dzieła w UMW.

Nie jestem pracownikiem UMW – czy mogę pobrać zaliczkę na koszty podróży i rozliczyć się z niej po powrocie?

Nie, osobie niebędącej pracownikiem Uniwersytetu Medycznego we Wrocławiu nie jest wypłaca zaliczka na koszty związane z wyjazdem za granicę.

Wyjeżdżający rozlicza się z pokrytych kosztów po powrocie z wyjazdu i wtedy otrzymuje refundację lub – jeśli podróżuje z inną osoba, będącą pracownikiem uczelni – osoba wyjeżdżająca razem z nim może pobrać zaliczkę na siebie w imieniu wyjeżdżającego.

Nie jestem pracownikiem UMW – czy przysługują mi diety na podróż zagraniczną?

Nie, osobie niebędącej pracownikiem Uniwersytetu Medycznego we Wrocławiu nie przysługują diety na podróż zagraniczną w rozumieniu rozporządzenia MPiPS z 29.01.2013, podobnie jak inne świadczenia ryczałtowe tam przewidziane dla pracowników. Wyżywienie rozliczane jest według rachunków albo ustalonej sumy przewidzianej przez stypendium (jeśli takie są zasady finasowania programu).

Zaliczka przelewem w walucie obcej – jaki wniosek wypełnić i gdzie go złożyć?

Jeśli wyjeżdżający chce pobrać zaliczkę przelewem na konto walutowe, musi wypełnić, podpisać i złożyć wniosek o pobranie zaliczki (załącznik nr 4 do Regulaminu wyjazdów za granicę, obowiązującego na podstawie zarządzenia nr 133/XVI R/2022 Rektora Uniwersytetu Medycznego) do Działu Współpracy Międzynarodowej w terminie co najmniej 14 dni przed dniem wyjazdu za granicę. W przypadku późnego terminu dostarczenia dokumentu, Dział Współpracy Międzynarodowej nie gwarantuje wypłaty zaliczki na czas.

We wniosku należy wskazać numer konta walutowego oraz podać nazwę banku, w którym to konto jest prowadzone.

Wyjeżdżający nie musi podawać przeliczenia kwoty zaliczki na złotówki. Tego przeliczenia dokonuje pracownik Sekcji Finansów.

W razie potrzeby, Dział Współpracy Międzynarodowej udziela informacji co do sposobu kalkulacji kosztów. Przed ostatecznym przekazaniem wniosku o zaliczkę do realizacji, DWM sprawdza, czy kalkulacja jest poprawna.

Zaliczka przelewem w PLN – jaki wniosek wypełnić i gdzie go złożyć?

Jeśli wyjeżdżający chce pobrać zaliczkę przelewem na konto złotówkowe, musi wypełnić, podpisać i złożyć wniosek o pobranie zaliczki (załącznik nr 4 do Regulaminu wyjazdów za granicę, obowiązującego na podstawie zarządzenia nr 133/XVI R/2022 Rektora Uniwersytetu Medycznego) do Działu Współpracy Międzynarodowej w terminie co najmniej 14 dni przed dniem wyjazdu za granicę. W przypadku późnego terminu dostarczenia dokumentu, Dział Współpracy Międzynarodowej nie gwarantuje wypłaty zaliczki na czas.

We wniosku należy wskazać numer konta walutowego oraz podać nazwę banku, w którym to konto jest prowadzone.

Wyjeżdżający nie musi podawać przeliczenia kwoty zaliczki na złotówki. Tego przeliczenia dokonuje pracownik Sekcji Finansów.

Zaliczka w gotówce w walucie obcej – jaki wniosek wypełnić i gdzie go złożyć?

Jeśli wyjeżdżający chce pobrać zaliczkę w gotówce w walucie obcej, musi wypełnić, podpisać i złożyć wniosek o pobranie zaliczki (załącznik nr 3 do Regulaminu wyjazdów za granicę, obowiązującego na podstawie zarządzenia nr 133/XVI R/2022 Rektora Uniwersytetu Medycznego) do Działu Współpracy Międzynarodowej w terminie co najmniej 14 dni przed dniem wyjazdu za granicę. W przypadku późnego terminu dostarczenia dokumentu, Dział Współpracy Międzynarodowej nie gwarantuje wypłaty zaliczki na czas.

Ostateczna kwota zaliczki jest zaokrąglana w dół z uwagi na problemy z uzyskaniem bilonu w niektórych siedzibach banku, w którym uczelnia ma prowadzone konto bankowe. Ewentualne różnice w należnościach wynikające z tego zaokrąglenia są redukowane podczas rozliczenia wyjazdu.

Czy muszę przeliczać wysokość zaliczki w walucie obcej na złotówki?

Wyjeżdżający nie musi podawać przeliczenia kwoty zaliczki na złotówki. Tego przeliczenia dokonuje pracownik Sekcji Finansów.

Wiza – jaki dokument wypełnić i gdzie złożyć?

Wnioski wizowe wraz z załącznikami wyjeżdżający składa bezpośrednio w biurze podróży Why Not Travel lub za pośrednictwem Działu Współpracy Międzynarodowej. Wyjeżdżający zapoznaje się z wymogami formalnymi dotyczącymi poszczególnych państw i samodzielnie wypełnia wniosek o przyznanie wizy (papierowo bądź online).

Na wyjeżdżającym również spoczywa odpowiedzialność za poprawność i kompletność wszystkich wymaganych elementów wniosku wizowego, w tym wymiary zdjęcia czy ważność dokumentu tożsamości.

Przewidywane rezultaty wyjazdu za granicę – jaki dokument wypełnić i gdzie złożyć?

Jeżeli długość wyjazdu za granicę przekracza 7 dni, wyjeżdżający jest zobowiązany do złożenia w Dziale Współpracy Międzynarodowej wypełniony formularz zawierający informacje na temat przewidywanych rezultatów tego wyjazdu (załącznik nr 11 do Regulaminu wyjazdów za granicę, obowiązującego na podstawie zarządzenia nr 133/XVI R/2022 Rektora Uniwersytetu Medycznego).

Formularz, o którym mowa, wyjeżdżający powinien złożyć jednocześnie podczas składania dokumentów związanych z wyjazdem za granicę. Brak ww. formularza wpłynie na brak udzielenia zgody na wyjazd przez Prorektora ds. Strategii Rozwoju Uczelni i wydłużenie procesu załatwienia sprawy.

Aktualnie ww. formularz jest dostępny na stronie pod "Wyjazdy zagraniczne / Formularze". Można także uzyskać go kontaktując się bezpośrednio z Działem Współpracy Międzynarodowej.

Sprawozdanie po zakończeniu wyjazdu za granicę – jaki dokument wypełnić i gdzie złożyć?

W ramach rozliczenia wyjazdu za granicę, który trwał powyżej 7 dni, wyjeżdżający jest zobowiązany do złożenia w Dziale Współpracy Międzynarodowej sprawozdania z rezultatów wyjazdu (załącznik nr 7 do Regulaminu wyjazdów za granicę, obowiązującego na podstawie zarządzenia nr 133/XVI R/2022 Rektora Uniwersytetu Medycznego).

Jeżeli wyjazd za granicę odbył się w ramach projektu, który przewiduje odrębne formy i zasady składania sprawozdań lub raportów (np. Erasmus+), wyjeżdżający zobowiązany jest do złożenia kopii takiego sprawozdania w ramach rozliczenia wyjazdu.

Sprawozdanie, o którym mowa dotyczy wszystkich wyjazdów trwających powyżej 7 dni.