Przyjmowanie gości zagranicznych - FAQ

FAQ - odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące przyjmowania gości zagranicznych

Chcę zaprosić gościa z zagranicy – jakich formalności muszę dopełnić?

Pracownik, który zaprasza gościa z zagranicy w ramach wizyty w Uniwersytecie Medycznym jest zobowiązany do przygotowania i złożenia w Dziale Współpracy Międzynarodowej wniosku o przyjęcie gościa zagranicznego (załącznik nr 1 do Procedury przyjmowania i organizacji pobytu gości zagranicznych w Uniwersytecie Medycznym, obowiązującego na podstawie Zarządzenia nr 183/XVI R/2022 Rektora Uniwersytetu Medycznego zatwierdzonego odpowiednio przez Dziekana Wydziału/Kierownika Kliniki/Katedry/Zakładu/Jednostki administracyjnej. Wniosek, o którym mowa powinien być złożony najpóźniej na 21 dni przez planowaną datą wizyty gościa zagranicznego. W przeciwnym razie Dział Współpracy Międzynarodowej nie gwarantuje realizacji

Wzór wniosku o przyjęcie gościa można znaleźć na stronie internetowej w zakładce Przyjmowanie gości zagranicznych | Formularze.

Do wniosku należy dołączyć informacje dotyczące powodu wizyty gościa, program pobytu, CV i wszystkie inne informacje bądź dokumenty, które z tą wizytą są związane. W razie niepełnych informacji, Dział Współpracy Międzynarodowej skontaktuje się z osobą wskazaną we wniosku jako “opiekun merytoryczny” i/lub osobą wskazaną we wniosku jako “opiekuna gościa w trakcie pobytu” celem uzupełnienia tych braków.

Chcę zaprosić grupę gości z zagranicy – jakich formalności muszę dopełnić?

Pracownik, który zaprasza grupę gości z zagranicy w ramach wizyty w Uniwersytecie Medycznym jest zobowiązany do przygotowania i złożenia w Dziale Współpracy Międzynarodowej wniosku o przyjęcie grupy gości zagranicznych (załącznik nr 2 do Procedury przyjmowania i organizacji pobytu gości zagranicznych w Uniwersytecie Medycznym, obowiązującego na podstawie Zarządzenia nr 183/XVI R/2022 Rektora Uniwersytetu Medycznego.

Wzór wniosku o przyjęcie gościa można znaleźć na stronie internetowej w zakładce Przyjmowanie gości zagranicznych | Formularze.

Do wniosku należy dołączyć informacje dotyczące powodu wizyty gościa, program pobytu, CV i wszystkie inne informacje bądź dokumenty, które z tą wizytą są związane. W razie niepełnych informacji, Dział Współpracy Międzynarodowej skontaktuje się z osobą wskazaną we wniosku jako “opiekun merytoryczny” i/lub osobą wskazaną we wniosku jako “opiekuna gościa w trakcie pobytu” celem uzupełnienia tych braków.

Mój gość sam opłaca wszystkie koszty swojego pobytu – czy wciąż muszę składać wniosek o przyjęcie gościa?

Tak, w takiej sytuacji wniosek o przyjęcie gościa zagranicznego nadal musi zostać złożony do Działu Współpracy Międzynarodowej przez jednostkę zapraszającą.

Jeśli koszty ponoszone przez gościa podlegają refundacji ze środków uczelni, do rozliczenia kosztów po zakończeniu wizyty gościa, należy złożyć wypełniony formularz rozliczenia kosztów, którego wzór stanowi Załącznik nr 6 do Procedury przyjmowania i organizacji pobytu gości zagranicznych w Uniwersytecie Medycznym, obowiązującego na podstawie Zarządzenia nr 183/XVI R/2022 Rektora Uniwersytetu Medycznego.

Muszę kupić bilet lotniczy dla zapraszanego gościa z zagranicy – jak to zrobić?

Jeśli jednostka zapraszająca jednocześnie opłaca koszty pobytu gościa zagranicznego, w tym przelot samolotem, osoba odpowiedzialna za organizację pobytu gościa w uczelni jest zobowiązana do samodzielnego kontaktu z hotelem, którego lokalizacja najlepiej odpowiada potrzebom wynikającym z celu wizyty gościa.

Przed wykupieniem biletu, biuro podróży skontaktuje się z Działem Współpracy Międzynarodowej, aby potwierdzić ostatecznie zakup.

Muszę zarezerwować nocleg dla zapraszanego gościa z zagranicy – jak to zrobić?

Jeśli jednostka zapraszająca jednocześnie opłaca koszty pobytu gościa zagranicznego, w tym zakwaterowanie w hotelu, osoba odpowiedzialna za organizację pobytu gościa w uczelni jest zobowiązana do samodzielnego kontaktu z biurem podróży, z którym Uniwersytet Medyczny ma podpisaną umowę i poprosić o znalezienie najodpowiedniejszego połączenia lotniczego.

Uniwersytet Medyczny dokonuje zwrotu udokumentowanych kosztów noclegu w wysokości określonej w budżecie projektu. W pozostałych przypadkach stosuje się zasady określone dla pracowników w odrębnym zarządzeniu Rektora.

W przypadku, gdy obiekt, w którym zarezerwowano nocleg dla zapraszanego gościa wymaga przedpłaty przed rozpoczęciem pobytu, jednostka wnioskująca jest zobowiązana do dostarczenia do Działu Współpracy Międzynarodowej faktury proformy, na podstawie której przedpłata może zostać dokonana. Jednostka wnioskująca jest zobowiązana dostarczyć ww. dokument z odpowiednim wyprzedzeniem – tak, aby umożliwić terminową płatność wynikającą z faktury. W przeciwnym razie Uniwersytet Medyczny nie gwarantuje, że opłata zostanie dokonana na czas.

Mój gość będzie potrzebował identyfikatora – w jaki sposób go zdobyć?

Jednostka wnioskująca bądź osoba występująca w imieniu tej jednostki może poprosić o przygotowanie dla swojego gościa zagranicznego identyfikatora, który umożliwi mu sprawniejsze porusza się w obrębie obiektów Uniwersytetu Medycznego.

Taki identyfikator wydawany jest na podstawie wniosku o przyjęcie gościa zagranicznego, przekazanego do Działu Współpracy Międzynarodowej. W ramach wniosku należy obowiązkowo przekazać zdjęcie gościa, CV, tytuł/funkcję (rola, jaką pełni w trakcie wizyty, np. „nauczyciel wizytujący”, „wykładowca Erasmus+”) oraz daty obowiązywania identyfikatora (nie dłuższe niż czas pobytu gościa w uczelni). Po weryfikacji wniosku, DWM za pomocą przygotowanej w tym celu aplikacji, przygotowuje identyfikator gościa zagranicznego.

Mój gość będzie potrzebował dostępu do konta pocztowego – w jaki sposób go uzyskać?

Tymczasowe konto pocztowe w domenie UMW zakładane jest wypełnienie formularza dostępnego na stronie. Formularz wypełnia kierownik jednostki wnioskującej.

Konto upoważnia do korzystania z: poczty UMW, sieci eduroam (Wi-Fi) oraz zasobów elektronicznych Biblioteki UMW.

Mój gość będzie potrzebował wizy – co zrobić, żeby mógł ją otrzymać?

Jeżeli gość zagraniczny przyjeżdża z kraju i/lub jest obywatelem kraju, dla którego wjazd do RP jest możliwy wyłącznie pod warunkiem posiadania wizy Schengen, jednostka wnioskująca bądź opiekun merytoryczny sporządzają stosowne oficjalne zaproszenie, stanowiące obowiązkowy załącznik do wniosku wizowego. W zaproszeniu muszą zostać zawarte następujące informacje: szczegółowe dane osobowe gościa (imię, nazwisko, adres zamieszkania, numer telefonu, adres mailowy, numer paszportu etc.), cel i termin wizyty gościa, informacja o tym, kto pokrywa koszty pobytu gościa w Polsce, informacja o zakwaterowaniu (adres hotelu lub innego miejsca, w którym będzie nocował podczas wizyty). Zaproszenie powinno zostać podpisane przez kierownika jednostki wnioskującej/zapraszającej gościa.

Takie zaproszenie może przygotować również Dział Współpracy Międzynarodowej. W tym przypadku zaproszenie podpisuje Prorektor ds. Strategii Rozwoju Uczelni lub kierownik Działu Współpracy Międzynarodowej.

Mój gość chciałby spotkać się z władzami uczelni – w jaki sposób umówić spotkanie z Rektorem i/lub Prorektorami?

Jeżeli gość zagraniczny w ramach swojej wizyty w UMW chciałby spotkać się z władzami uczelni, na przynajmniej 7 dni przed przyjazdem gościa, jednostka wnioskująca bądź opiekun merytoryczny powinien skontaktować się z Działem Współpracy Międzynarodowej z wnioskiem o spotkanie, przekazując jednocześnie szczegółową agendę spotkania.

Ubezpieczenie – czy UMW pokrywa koszty ubezpieczenia gościa zagranicznego?

Nie, uczelnia nie pokrywa kosztów ubezpieczenia gościa zagranicznego w czasie pobytu w Polsce.

Gość zagraniczny zobowiązany jest do posiadania indywidualnego ubezpieczenia kosztów leczenia i NNW zarówno na czas podróży, jak i na czas swojego pobytu w Polsce. W przypadku cudzoziemców spoza UE oraz EFTA, istnieje możliwość ubezpieczenia przez uczelnię na zasadach określonych w odrębnym zarządzeniu Rektora.